ماده 4- مفاد خلاصه اسناد مناقصه
·        خلاصه اسناد مناقصات باید در بانک اطلاعات و پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات ثبت و اطلاع رسانی شود./ب – در مناقصات مربوط به تدارک و خرید مصالح و تجهیزات ، خلاصه اسناد مناقصه شامل عنوان ، موضوع پروژه فهرست اقلام ، تعداد و نوع آنها ، محل و زمان تحویل ، مبلغ یا درصد پیش پرداخت ، نوع و مبلغ یا در صد تضمین انجام تعهدات ، شرایط بازرسی و مهمترین شرایط عمومی قرار داد می باشد
·        در مناقصات مربوط به ساخت و اجرای طرح ها یا پروژه ها ، خلاصه اسناد مناقصه شامل عنوان ، موضوع پروژه ، محل یا محل های اجرا ، برنامه ریزی انجام کار ، فهرست مقادیر کلی ، برآورد ها ( در صورت لزوم ) ، نحوه یا مسئولیت نظارت و مدیریت ، روش پرداخت ، الگوی قراردادی ومهمترین شرایط عمومی قرار داد است
·        در مناقصات مربوط به بهره برداری و نگهداری  ، در خلاصه اسناد علاه بر موارد مذکور در بند ب ، باید زمان بندی قرار داد ، حدود مسئولیت مالی ، مبالغ مشروط و ثابت ، تضمین های خاص و شرایط ویژه برای تحویل کار ذکر شود
·        مناقصضاتی که علاوه بر موارد فوق ، تامین مالی نیز منظور شده باشد ، در خلاصه اسناد ، باید شرایط مشارکت و حدود مسئولیت های مالی دو طرف قرارداد و کلیات تعهدات مالی برنده مناقصه نیز درج شود.
·        در مناقصاتی که موضوع معامله ترکیب موارد یاد شده باشد ، باید ترکیب اطلاعات فوق در خلاصه اسناد درج شود .
 
ماده 5- مستند سازی جلسات مناقصه
الف - در تمام جلسات مناقصه ، باید اطلاعات زیر  ثبت و مستند شوند :
1-      نام و عنوان مناقصه گزار
2-      تاریخ و محل تشکیل جلسه
3-      موضوع مناقصه
4-      فهرست مناقصه گران حسب مورد
5-      اسامی و سمت اعضای کمیسیون مناقصه
6-      اسامی حاضران در جلسه
7-      مفاد تصمیم ها
8-      توضیحات . پاسخ به پرسش های مناقصه گران در جلسات مربوط به توضیح و تشریح اسناد
ب - جلساتی که در فرآیند برگزاری مناقصه در جلسات مورد تشکیل می شوند ، عبارتند از:
1-      جلسه پیش از فراخوان
2-      جلسه  گشایش استعلام های ارزیابی کیفی مناقصه گران
3-      جلسه پایانی ارزیابی کیفی مناقصه گران
4-      جلسه گشایش در مناقصات یک مرحله ای
5-      امضای اعضای ارکان مناقصه حسب مورد
تبصره : در صورتی که در جلسات مناقصه ، هر یک از اعضای اصلی ( رئیس دستگاه مناقصه گزار ، ذیحساب یا بالاترین مقام مالی دستگاه مناقصه گزار و مسئول فنی دستگاه مناقصه گزار ) نماینده تام الاختیار خود را به صورت مکتوب برای شرکت در جلسات معرفی کنند ، نام آنان در صورتجلسات ثبت می شود و در حکم امضای اعضای کمیسیون می باشد.
 
ماده 6- مستند سازی پیش از فراخوان
·        مستند های پیش از فراخوان به شرح زیر می باشد
1-      شرح موضوعه مناقصه
2-      معرفی ارکان مناقصه
3-      تعیین نوع مناقصه ( عمومی یا محدود و یک مرحله ای یا دو مرحله ای)
4-      مستندهای تامین منابع مالی که در آن اطلاعات زیر باید درج شود
5-      روش تامین منابع مالی
6-      محل تامین اعتبار و نحوه ضمان تاخیر تعهدات برای انجام معامله
7-      برآورد کل موضوع مناقصه ، حسب مورد
تبصره: در مناقصات مربوط به طرح های تملک دارایی های سرمایه ای ( موضوع بند 10 ماده 1 قانون برنامه و بودجه کشور ، مصوب 1351 موافقتنامه طرح به مثابه مستند تامین مالی می باشد)
8-      برنامه زمانی مناقصه ( موضوع بند ی ماده 2 قانون)
9-      متن فراخوان و نحوه اطلاع رسانی آن
10-   خلاصه اسناد مناقصه ( موضوع جز 3 بند الف ماده 23 قانون و ماده 4 این آیین نامه)
11-   اسناد مناقصه ( موضوع بند ب ماده 14 قانون)
·        پیش از انتشار فراخوان به دعوت دستگاه مناقصه گزار ، جلسه کمیسیون مناقصه تشکیل می شود و موارد موضوع بند الف را تصویب و صورتجلسه پیش از فراخوان را به انضمام موارد مذکور در جزءهای 1 تا 7 بند الف تنظیم می کند و جهت بایگانی به رئیس دستگاه مناقصه گزار یا نماینده وی تحویل می دهد
·        یک نسخه از صورتجلسه موضوع بند ب در بانک اطلاعات مناقصات ثبت می شود
 
ماده 7-  مستند سازی فراخوان
·        مستند های فراخوان به شرح زیر می باشد
1-      متن فراخوان شامل آگهی ارزیابی آگهی شرکت در مناقصه یا دعوتنامه است که در آن موارد زیر باید درج شود
·        نوع فراخوان ( اگهی ارزیابی کیفی ، آگهی مناقصه یا دعوتنامه)
·        نام و نشانی دستگاه مناقصه گزار
·        موضوع مناقصه
·        زمان ،مهلت و نشانی دریافت اسناد
·        مقدار یابرآورد اولیه موضوع مناقصه ، حسب مورد
·        هزینه تهیه اسناد و نحوه دریافت آن ، حسب مورد
·        مدت اعتبار پیشنهاد ها ( موضوع بند ی ماده 2 و بند الف ماده 21 قانون)
·        نوع و مبلغ تضمین شرکت در مناقصه
·        نام و نشانی مدیر طرح یا مشاور حسب مورد
·        سایر توضیحاتی که به تشخیص مناقصه گزار لازم است
2-      نسخه منتشر شده در روزنامه یا نسخه دوم دعوتنامه
3-      اسناد یا اطلاعات  مربوط به تصدیق وصول دعوتنامه ( در مناقصات محدود)
4-      فهرست اسامی و نشانی کسانی که که از طریق دعوتنامه به مناقصه محدود دعوت شده اند
تبصره : در صورت انجام ارزیابی کیفی مناقصه گران وتهیه فهرست کوتاه ، فراخوان مناقصه از طریق ارسال دعوتنامه به اطلاع مناقصه گران می رسد در صورت وجود فهرست کوتاه ، انتشار آگهی از طریق روزنامه های کثیر الانتشار لازم نیست.
·        مستند های یاد شده در بند الف باید در بانک اطلاعات مناقصات ثبت و یک نسخه از آن همزمان با ارسال یا انتشار فراخوان در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات منتشر شود.
·        در فراخوان مناقصات درج نام های تجاری جز در موارد مربوط به خرید قطعات یدکی ممنوع است.
·        در صورت تمدید مهلت دریافت و تحویل اسناد ( موضوع بند ج ماده 18 قانون)یا تغییر نشانی های مندرج در فراخوان در هر یک از مراحل مناقصه درج نام های تجاری جز در موارد مربوط به خرید قطعات یدکی ممنوع است.
·        در فراخوان مناقصات درج تجاری جز در موارد مربوط به خرید قطعات یدکی ممنوع است.
·         در صورت تمدید مهلت دریافت و تحویل اسناد ( موضوع بند ج ماده 18 قانون) یا تغییر نشانی های مندرج در فراخوان در هر یک از مراحل مناقصه ، موضوع باید بی درنگ از طریق آگهی یا مکاتبه قابل تصدیب به اطلاع تمامی مناقصه گران برسد.
·        انتشار آگهی در روزنامه کثیرالانتشار و پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصات ، مانع استفاده از روشهای دیگر اطلاع رسانی نیست
 
ماده 8- مستند سازی ارزیابی شکلی پیشنهاد ها
·        در تمام مناقصات اعم از یک مرحله ای یا دو مرحله ای و مناقصات عمومی یا محدود ، ارزیابی شکلی پیشنهاد ها باید مستند شود
·        در ارزیابی شکلی پیشنهاد ها ( موضوع بند ب ماده 6 قانون ) موارد زیر بررسی ، تعیین و مستند می شوند
1-      پیشنهاد هایی که درمهلت مقرر تسلیم نشده باشند
2-      پیشنهاد هایی که اسناد آنها ناقص باشند
3-      یشنهاد هایی که طبق شرایط مقرر در اسناد مناقصه مهر و امضا نشده باشند
4-      پیشنهادهایی که شرایط تضمین شرکت د رمناقصه را تامین نکرده باشند ، شامل فقدان تضمین نقش تضمین غیر معتبر
5-      پیشنهاد هایی که براساس ارزیابی کمیسیون مناقصه یا کمیته فنی ت بازرگانی (حسب مورد ) مبهم یا مشروط باشند
·        پس از ارزیابی شکلی ، پیشنهاد های قابل قبول و مردود با تعیین نام مناقصه گران و تعیین علل رد پیشنهاد های مردود مستند سازی می شوند.
 
ماده 9- مستند سازی ارزیابی کیفی مناقصه گران
·        فرآیند ارزیابی کیفی مناقصه گران باید مستند سازی شود. مستند های ارزیابی کیفی مناقصه گران حسب مورد به شرح زیر می باشند.
1-      آگهی دعوت به ارزیابی کیفی مناقصه گران
2-      استعلام ارزیابی کیفی مناقصه گران
3-      اسناد و نتایج ارزیابی کیفی مناقصه گران
·        آگهی ارزیابی کیفی مناقصه گران باید حداقل شامل موارد زیر باشد
1-      نام و نشانی دستگاه مناقصه گزار
2-      موضوع مناقصه
3-      تاریخ ، مهلت و نشانی دریافت و تحویل استعلام ارزیابی کیفی مناقصه گران
4-      نام و نشانی مدیر طرح یا مشاور ، حسب مورد
5-      نحوه دریافت اسناد استعلام و هزینه آن در صورت لزوم
·        روش ارزیابی کیفی مناقصه گران شامل معیار های ارزیابی ، نحوه امتیاز دهی ، و حداقل امتیاز قابل قبول  باید به نحوی گویا و مشروح در استعلام ارزیابی کیفی مناقصه گران مستند شود.
·        اسناد و نتایج ارزیابی شامل اطلاعات ، اسناد ، سوابق و مدارک لازم برای ارزیابی کیفی  باید قبل از تشکیل جلسه نهایی ارزیابی کیفی مناقصه گران مستند شوند.
·        پس از پایان فرایند ارزیابی کیفی مناقصه گران ، توسط دستگاه مناقصه گزار یا کمیته موارد زیر به دستگاه مناقصه گزار ارائه و یک نسخه از آن به بانک اطلاعات مناقصات ارسال می شود.
1-      فهرست استعلام های تکمیل شده توسط مناقصه گران ( اصل استعلام ها طبق جز 1 بند ب ماده 3 این آیین نامه دردستگاه مناقصه گزار بایگانی می شوند).
2-      اطلاعات عمومی مربوط به جلسه نهایی ارزیابی کیفی مناقصه گران که طبق ماده 5 این آیین نامه مستند سازی و به همراه موارد زیر به بانک اطلاعات مناقصات ارسال می شوند.
·      متن استعلام ارزیابی کیفی مناقصه گران
·      نتایج ارزیابی کشلی پیشنهاد ها طبق ماده 8 این آیین نامه
·      امتیاز های کسب شده توسط هر یک از مناقصه گران در ارتباط با معیار های ارزیابی کیفی
·      امتیاز نهایی ارزیابی کیفی هر یک از مناقصه گران
·      نام و مشخصات مناقصه گرانی که برای دعوت به مناقصه محدود برگزیده می شوند ( فهرست کوتاه)
·      اسامی و سمت کسانی که ارزیابی کیفی مناقصه گران را انجام داده اند
·      متن دعوتنامه مناقصه محدود
تبصره: مقررات ، روش اجرا و نحوه تنظیم اسناد و استعلام ارزیابی کیفی مناقصه گران در مناقصات یک مرحله ای و دو مرحله ای ، طبق آیین نامه ارزیابی کیفی مناقصه گران ( موضوع بند ج ماده 12 قانون ) تعیین می شود
 
ماده 10- مستند سازی گشایش پیشنهاد ها در مناقصات یک مرحله ای
الف - مستند های مربوط به گشایش پیشنهاد ها در ماقصات یک مرحله ای شامل موارد زیر است.
1-      صورتجلسات گشایش پاکتهای مناقصه ، طبق ماده 5 این آیین نامه با ذکر نوع مناقصه ( عمومی یا محدود)
2-      مستندهای ارزیابی کیفی مناقصه گران در مناقصات یک مرحله ای محدود
3-      مستند های ارزیابی شکلی پیشنهاد ها طبق ماده 8 این آیین نامه
4-      نتایج ارزیابی مالی شامل
5-      نام و امضای اعضای کمیسیون مناقصه
6-      مشخصات تضمین های شرکت در مناقصه
7-      قیمت های پیشنهادی مناقصه گران
8-      نام و عنوان و قیمت پیشنهادی برنده اول مناقصه
9-      نام و عنوان و قیمت پیشنهادی برنده دوم مناقصه ، در صورتی که تفاوت قیمت پیشنهادی وی با برنده اول کمتر از مبلغ تصمین شرکت در مناقصه باشد ( موضوع بند الف ماده 20 قانون)
تبصره: در صورتی که تشخیص کمیسیون مناقصات حداقل قیمت پیشنهادی غیر متعارف یا در صورت وجود برآورد اولیه ، بیش از ده در صد از براورد اولیه کمتر یا بیشتر باشد ، لازم است که کمیسیون ، مهلت بررسی و محل و زمان اعلام نظر کمیته فنی ـ بازرگانی را برای تعیین صحت مبانی قیمت ، توجیه پذیری آن (موضوع جز 5 بند الف ماده 24 قانون ) یا قابل اجرا بودن مبلغ پیشنهادی در صورتجلسه گشایش  پاکت های مناقصه ثبت کند نتایج بررسی در جلسه دوم مطابق مقررات بند الف این ماده باید مستند سازی شود.
10-   سایر مواردی که به تشخیص کمیسیون مناقصه برای درج در صورتجلسه ضرورت داشته باشد
ب ـ تمام مستندهاي موضوع بند «الف» اين ماده بايد در دستگاه مناقصه‌گزار، طبق جزء «1» بند «الف» ماده (3) اين آيين‌نامه بايگاني شوند.
پ ـ مستندهاي موضوع جزءهاي (2) تا (5) بند «الفن بايد به بانك اطلاعات مناقصات ارسال شوند.
 
ماده 11ـ مستندسازي ارزيابي فني ـ بازرگاني پيشنهادها
الف ـ مستندهاي ارزيابي فني ـ بازرگاني شامل موارد زير است:
1-      كليه اسناد فني ـ بازرگاين تحويل شده از سوي مناقصه‌گران
2-      نتايج ارزيابي شكلي پيشنهادها طبق ماده «8» اين آيين‌نامه
3-      نام و امضاي اعضاي كميته فني ـ بازرگاني
4-      نتايج ارزيابي فني ـ بازرگاني شامل:
·        نام و مشخصات مناقصه‌گران
·        عناوين معيارهاي ارزيابي فني ـ بازرگاني
·        اهميت وزني معيارهاي فني ـ بازرگاني در صورتي كه از روش وزني استفاده شود
·        حداقل امتياز قابل قبول در صورت لزوم
·        امتيازهاي مناقصه‌گران در رابطه با هر يك از معيارهاي ارزيابي
·        امتياز كل فني ـ بازرگاني هر يك از مناقصه‌گران
·        نام و مشخصات مناقصه‌گراني كه براي گشايش پاكت مالي (ارزيابي مالي) برگزيده شده‌اند
5-      مواردي كه به تشخيص كميته فني ـ بازرگاني يا كميسيون مناقصه براي درج در ارزيابي فني ـ بازرگاني ضرورت داشته باشد
6-      نام و امضاي اعضاي كميسيون مناقصه
ب ـ اسناد فني ـ بازرگاني ارائه شده توسط مناقصه‌گران طبق بند «ب» ماده (4) اين آيين‌نامه قبل از گشودن پاكتهاي مالي در دستگاه مناقصه‌گزار بايگاني مي‌شوند.
پ ـ اطلاعات عمومي مربوط به جلسه پاياني ارزيابي فني پيشنهادها طبق ماده (5) اين آيين‌نامه، مستندسازي و به همراه موارد زير به بانك اطلاعات مناقصات ارسال مي‌شوند
·        امتيازهاي فني ـ بازرگاي پيشنهادها در ارتباط با معيارهاي فني ـ بازرگاني مربوط
·        امتياز نهايي فني ـ بازرگاني پيشنهادها
·        نام و مشخصات مناقصه‌گراني كه براي مرحله ارزيابي مالي برگزيده شده‌اند
·        روش محاسبه قيمت تراز شده، حسب مورد
تبصره: چنانچه امتيازهاي ارزيابي كيفي مناقصه‌گران به عنوان يكي از معيارهاي ارزيابي فني ـ بازرگاني منظور شود، بايد روش محاسبه در اسناد مناقسه تشريح و طبق بند (ب) ماده (3) اين آيين‌نامه مستند شود.
ت ـ‌در مناقصات دو مرحله‌اي، گشودن پيشنهادهاي مالي (پاكت ج) قبل از مستندسازي ارزيابي فني ـ بازرگاني ممنوع است.
 
ماده 12ـ مستندسازي ارزيابي مالي پيشنهادها در مناقصات دو مرحله‌اي
الف ـ مستندهاي ارزيابي مالي در مناقصات دو مرحله‌آي شامل موارد زير است
1-      پاكتهاي قيمت مناقصه‌گردان
2-      مستندهاي مراحل پيش از گشايش پاكتهاي مالي شامل موارد زير
2-1   مستندهاي ارزيابي كفي مناقصه‌گران در مناقصات دو مرحله‌اي محدود طبق ماده (9) اين آيين‌نامه
2-2   مستندهاي ارزيابي فني ـ بازرگاني پيشنهادها طبق ماده (11) اين آيين‌نامه
2-3   صورتجلسه گشايش پاكتهاي مناقصه طبق ماده (5) اين آيين‌نامه
2-4   مستندهاي ارزيابي شكلي پيشنهادها طبق ماده (8) اين آيين‌نامه
2-5   مستندهاي تعيين قيمت تراز شده در مناقصات دو مرحله‌اي (موضوع بند «الف» ماده «20» قانون)، شامل :
·        رابطه محاسبه قيمت تراز شده كه به نحو زير تعيين مي‌شود: كه در آن: L=  قيمت تراز شدهC=  قيمت پيشنهادي (درج شده در پاكت قيمت)I= ضريب تأثير (برحسب درصد)T= امتياز فني ـ بازرگاني (بين حداقل امتياز فني ـ بازرگاني قابل قبول تا صد
تبصره 1 :ضريب تأثير در مناقصات پيمانكاري ساخت يا طرح و ساخت (با يا بدون تأمين مالي) و در مناقصات خريد مصالح و تجهيزات بين ده تا چهل مي‌باشد.
تبصره 2 : حداقل امتياز فني - بازرگاني قابل قبول مي‌تواند بين پنجاه تا هفتاد باشد.
تبصره 3 : تعيين ضريب تأثير و حداقل امتياز فني -  بازرگاني در دامه‌هاي فوق‌الذكر برعهده كميته فني- بازرگاني است. كليه موارد استثناء در رديف (5-1) و تبصره‌هاي (1) و (2) اين ماده، بايد به تصويب هيئت سه نفره (موضوع بند " و "ماده «28» قانون) برسد.
تبصره 4 : در صورتي كه تركيب از ارزهاي مختلف براي پيشنهاد قيمت لازم باشد، بايد نرخ تسعير ارز در اسناد مناقصه قيد شود.
2-6   ضريب تأثير و حداقل امتياز قيد شده در اسناد
3-       صورتجلسه پاياني ارزيابي مالي شامل :
·        نام و امضاي اعضاي كميسيون مناقصه
·        مشخصات تضمينهاي شركت در مناقصه
·        قيمت‌هاي پيشنهادي مناقصه‌گران
·        امتياز فني -  بازرگاني پيشنهادهاي مناقصه‌گران
·        قيمت تراز شده پيشنهادهاي مناقصه‌گران
·        نام و عنواتن و قيمت پيشنهادي برنده اول مناقصه
·        نام و عنوان و قيمت پيشنهادي برنده دوم مناقصه، در صورتي كه تفاوت قيمت پيشنهادي وي با برنده اول كمتر از مبلغ تضمين شركت در مناقصه باشد (موضوع بند «الف» ماده «20» قانون)
ب - در مناقصات دو مرحله‌اي كه داراي برآورد اوليه باشند، مفاد تبصره جزء (4) بند (الف) ماده (10) اين آيين‌نامه نافذ است.
پ- ارزيابي مالي پيشنهادها بايد قبل از انعقاد قرارداد با برنده مناقصه مستند شود.
 
ماده 13- مستندسازي پس از تعيين برنده مناقصه
الف - مستندهاي پس از تعيين برنده مناقصه شامل موارد زير است
1-      اعلام قبولي پيشنهاد
2-      اسناد تضمين انجام تعهدات، حسب مورد
3-      اسناد تضمين پيش پرداخت، حسب مورد
4-      اسناد قراردادي
ب -  موارد مذكور در بند «الف» بلافاصله پس از مبادله قرارداد و قبل از پايان مدت اعتبار پيشنهادها، بايد مستند و در دستگاه مناقصه‌گزار طبق جزء (1) بند «ب» ماده (3) بايگاني شوند.
پ - اطلاعات زير پس از مبادله قرارداد و قبل از پايان مدت اعتبار پيشنهادها، بايد به بانك اطلاعات مناقصات ارسال شوند
1-      نام برنده يا برندگان مناقصه
2-      نام طرف قرارداد
تبصره : در صورتي كه طرف قرارداد برنده اول مناقصه نباشد، دلايل رد برنده اول بايد اعلام شود
3-      مبلغ و نوع تضمين ارائه شده از سوي طرف قرارداد
4-      اطلاعات اصلي قرارداد شامل شماره قرارداد، مبلغ و مدت قرارداد، محل انعقاد و اجراي قرارداد و نام و سمت امضا كنندگان
 
 
 
 
ماده 14- مستندسازي تجديد يا لغو مناقصه
الف - در صورت تجديد يا لغو مناقصه لازم است كه صورتجلسه‌اي با رعايت ماده (5) اين آيين‌نامه، تنظيم و علت تجديد يا لغو مناقصه در آن تعيين شود.
ب - مستندهاي مربوط به تجديد مناقصه به دليل بالا بودن قيمت (موضوع جزء «5» بند «الف» ماده «24» قانون)، طي ترتيبات زير تهيه و تنظيم مي‌شود:
1-      مستندسازي ارجاع موضوع به كميته فني -  بازرگاني طبق تبصره جزء (4) بند «الف» ماده (10) اين آيين‌نامه
2-      گزارش بررسي مباني قيمت و ارتباط آن با توجيه اقتصادي طرح از سوي كميته فني -  بازرگاني
3-      تهيه صورتجلسه تصويب گزارش توسط كميسيون مناقصه
4-      نامه ابلاغ تجديد يا لغو مناقصه به تمام مناقصه‌گراني كه در مناقصه شركت كرده‌اند، به روشي قابل تصديق (طبق ماده «22» قانون)
5-      بايگاني مستندها در دستگاه مناقصه‌گزار طبق جزء (1) بند «ب» ماده (3) اين آيين‌نامه
6-      ارسال مستندها به بانك اطلاعات مناقصات
 
ماده 15- مستندسازي در موارد عدم الزام به مناقصه
الف-  مستندهاي مربوط به موارد عدم الزام به مناقصه (موضوع ماده «29» قانون، به استثناي مستندهاي خريد خدمات مشاوره، موضوع بند «5» اين ماده) عبارتند از
1-      صورتجلسه ارجاع معامله شامل
·        خلاصه اسناد معامله (مبلغ، مدت و موضوع معامله)
·        معرفي كميسيون معامله
·        تعيين نوع معامله (با تصريح به موارد مذكور در ماده «29» قانون)
·        متن دعوتنامه
·        نام و عنوان طرف معامله
2-      اسناد معامله (قرارداد، ضمائم و ملحقات قرارداد
3-      مستندهاي تأمين منابع مالي كه در آن اطلاعات زير بايد درجه شود
·        روش تأمين منابع مالي
·        محل تأمين اعتبار و نحوه ضمان تأخير تعهدات براي انجام معامله
·        برآورد اوليه موضوع معامله، حسب مورد
تبصره - درصورتي كه عدم الزام به مناقصه به دليل انحصار باشد، مستندهاي مربوط به شرايط انحصار يا تشخيص مرجع مذكور در بند «الف» ماده (29) قانون به صورتجلسه (موضوع جزء «1» بند «الف» اين ماده) افزوده مي‌شود.
ب-  پيش از ارسال دعوتنامه، جلسه كميسيون معامله تشكيل مي‌شود و موارد موضوع بند (1) اين ماده را تصويب و صورتجلسه معاملات مربوط را تهيه مي‌كند و براي بايگاني به رييس دستگاه مناقصه‌گزار يا نماينده وي تحويل مي‌دهد.
پ - يك نسخه از صورتجلسه موضوع جزء (1) بند «الف» اين ماده با رعايت بند «ج» ماده (23) قانون به بانك اطلاعات مناقصات ارسال و در پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات ثبت مي‌شود
ت -  مستندهاي مذكور در بند «الف»، بايد طبق جزء (1) بند «ب» ماده (3) اين آيين‌نامه در دستگاه مناقصه‌گزار بايگاني شوند.
ث - مستندهاي خريد خدمات مشاوره (موضوع بند «هـ» ماده «29» قانون)، شامل موارد زير است :
1-      گزارش شناخت
2-      شرح كلي خدمات
3-      فراخوان مشاوره
4-      صورتجلسه نهايي ارزيابي كيفي مشاوران، حسب مورد
5-      صورتجلسه نهايي ارزيابي فني پيشنهادها
6-      صورتجلسه نهايي ارزيابي مالي پيشنهادها
7-      اسناد قراردادي شالم قرارداد، ضمائم و ملحقات آنج – كارفرما بايد فراخوان و صورتجلسات خريد خدمات مشاوره را از طريق پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات منتشر كند.
 
 
 
ماده 16- مستندسازي ترك تشريفات مناقصه
الف - مستندهاي مربوط به ترك تشريفات مناقصه عبارتند از
1-      گزارش توجيهي ترك مناقصه
2-      صورتجلسه ترك مناقصه
·        خلاصه اسناد معامله (مبلغ، مدت و موضوع معامله)
·        نام و سمت هيئت ترك مناقصه
·        نام و عنوان طرف معامله و مستندهاي مربوط به بند «الف» ماده (12) قانون در خصوص نامبرده
3-      مستندهاي تأمين منابع مالي كه در آن اطلاعات زير بايد درج شود
·        روش تأمين منابع مالي
·        محل تأمين اعتبار و سقف اعتبار براي انجام معامله
·        برآورد اوليه موضوع معامله، حسب مورد
ب -  مستندهاي مذكور در بند (الف) بايد طبق جزء (1) بند «ب» ماده (3) اين آيين‌نامه در دستگاه مناقصه‌گزار بايگاني شوند.
پ - يك نسخه از صورتجلسه موضوع جزء (1) بند «الف» به جز موارد مستثنا شده در بند «ج» ماده (23) قانون به بانك اطلاعات مناقصات ارسال و در پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات منتشر مي‌شود.
 
ماده 17- مستندسازي مواعد و تغيير اسناد
الف - در تمام مناقصات، مواعد برنامه زماني مناقصه بايد بر اساس تقويم هجري شمسي تعيين و درج شوند. در مناقصات بين‌المللي علاوه بر تاريخ هجري شمسي، تاريخ ميلادي نيز درج مي‌شود
ب - مواعد زماني مربوط به شورع و اتمام مهتل دريافت و تحويل اسناد نبايد در ايام تعطيلات رسمي تعيين شود و چنانچه ايام تعطيل پيش‌بيني نشده‌اي در مواعد مناقصه رخ دهد، مهلت هاي مقرر در برنامه زماني مناقصه به همان ميزان افزوده مي‌شود.
پ - تغيير در اسناد مناقصه اعم از تغيير مقادير موضوع مناقصه يا نشانيها و مواعد مندرج در برنامه زماني، حداكثر تا هفتاد و دو ساعت قبل از افتتاح پاكتهاي مناقصه مجز است و چنانچه تغييري رخ دهد، بايد مستندسازي و با روشي قابل تصديق براي همه مناقصه‌گران ارسال شود.
تبصره : هرگونه تغيير در اسناد يا مواعد مناقصه كه مستلزم اصلاح پيشنهادهاي مناقصه‌گران باشد، بايد با تمديد مواعد و ارائه مهلت لازم براي اصلاح اسناد واصل شده جبران شود.
ت - در صورت عدم اطلاع‌رساني تغييرات به مناقصه‌گران، ارسال قابل تصديق مكاتبات از سوي مناقصه‌گران، در حكم وصول آنها از سوي مناقصه‌گزار مي‌باشد.
 
 
 
 
فصل سوم ـ نظام اطلاع‌رساني مناقصات
 
ماده 18- تهيه و استقرار نظام اطلاع‌رساني مناقصات
الف - سازمان موظف است حداكثر ظرف شش ماه نرم افزار مورد نياز براي ايجاد پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات را براي ذخيره‌سازي و انتقال اطلاعات معاملات (اعم از مناقصاتي كه با رعايت تشريفات و يا از طريق ترك تشريفات انجام مي‌شود) در دستگاههاي موضوع بند «ب» ماده (1) قانون تهيه و راه‌اندازي كند، به نحوي كه قبل از پايان مهلت ياد شده، پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات ايجاد شود و ثبت و نگهداري اطلاعات در آن امكانپذير باشد.
ب - راهبري و مديريت پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات و آموزش دستگاههاي مركزي برعهده سازمان و آموزش كاركنان دستگاههاي مناقصه‌گزار برعهده دستگاه مركزي مربوط مي‌باشد.
پ - مراحل ايجاد و استقرار سامانه اطلاع‌رساني مناقصات در دستگاههاي مناقصه‌گزار بايد مستندسازي و ثبت شود.
 
ماده 19- اطلاع‌رساني پيش از فراخوان
الف - صورتجلسه پيش از فراخوان (موضوع بند «ب» ماده «6» اين آيين‌نامه) ، همزمان با انتشار فراخوان در محيط شبكه اطلاع‌رساني مناقصات جريان مي‌يابد.
ب -  هرگونه تغيير در صورتجلسه پيش از فراخوان، مستلزم تهيه صورتجلسه جديد است و صورتجلسه قبلي نبايد پاك يا ويرايش شود.
پ - تشخيص ضرورت انتشار برآورد كلي موضوع مناقصه (موضوع رديف (4-3) جزء «4» بند (الف) ماده «6» اين آيين‌نامه) با دستگاه مناقصه‌گزار است
 
ماده 20- اطلاع‌رساني فراخوان مناقصات
الف - آگهي‌ها (دعوت به مناقصات عمومي يا فراخوان ارزيابي كيفي مناقصه‌گران)، همزمان با انتشار در روزنامه كثير‌الانتشار، بايد از طريق پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات به اطلاع عموم برسد).
ب - هرگونه تغيير در مفاد فراخوان مناقصات، از جمله تمديد مهلت دريافت و تحويل اسناد، تنها از طريق انتشار فراخوان جديد مجاز است.
پ - در مناقصات محدود، مفاد فراخوان و اسامي دعوت شدگان به مناقصه در پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات جريان مي‌يابد و اين موضع جايگزين ارسال قابل تصديق دعوتنامه نخواهد شد.
 
ماده 21- اطلاع‌رساني ارزيابي كيفي مناقصه‌گران
الف -  اطلاعات زير مي‌تواند در فرايند ارزيابي كيفي مناقصه‌گران در پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات جريان يابد
1-      آگهي‌ دعوت به ارزيابي كيفي مناقصه‌گران
2-      استعلام ارزيابي كيفي
3-      اطلاع‌رساني ارزيابي شكل پيشنهادها
4-      صورتجلسه پاياني ارزيابي كيفي مناقصه‌گران
ب - صورتجلسه موضوع بند «ث» ماده (9) اين آيين‌نامه، همزمان با ارسال دعوتنامه بايد در پايگاه ملي اطلاع‌رساني منتشر شود.
پ - آگهي دعوت به ارزيابي كيفي مناقصه‌گران، همزمان با انتشار در روزنامه كثيرالانتشار، بايد در پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات جريان يابد.
 
 
 
ماده 22- اطلاع‌رساني مناقصات يك مرحله‌اي
الف - اطلاعات زير در فرايند اطلاع‌رساني مناقصات يك مرحله‌اي جريان مي‌يابد
1-      اطلاع‌رساني پيش از فراخوان
2-      اطلاع‌رساني فراخوان
3-      اطلاع‌رساني ارزيابي شكلي پيشنهادها
4-      اطلاع‌رساني ارزيابي كيفي مناقصه‌گران طبق ماده (21) اين آيين‌نامه در مناقصات محدود يك مرحله‌اي
تبصره : در مواردي كه فهرست كوتاه مناقصه‌گران صلاحيتدار قبلاً تهيه شده باشد (موضوع بند «ب» ماده (26) قانون)، فهرست مزبور پيوست صورتجلسه موضوع بند «ث» ماده (9) اين آيين‌نامه خواهد شد)
5-      اطلاع‌رساني جلسه گشايش پاكتهاي مناقصه و تعيين برنده
ب - اطلاع‌رساني پيش از فراخوان طبق ماده (19) و اطلاع‌رساني فراخوان طبق ماده (20) و اطلاع‌رساني ارزيابي كيفي مناقصه‌گران طبق ماده (21) و اطلاع‌رساني جلسه گشايش پاكتهاي مناصه و تعيين برنده ، حاوي مستندات موضوع بند «الف» ماده (10) اين آيين‌نامه، بايد قبل از انعقا قرارداد انجام شود.
 
ماده 23- اطلاع‌رساني مناقصات دو مرحله‌اي
الف - اطلاع‌رساني مناقصات دو مرحله‌اي شامل موارد زير مي‌باشد
1-      اطلاع‌رساني پيش از فراخوان
2-      اطلاع‌رساني فراخوان
3-      اطلاع‌رساني ارزيابي شكلي پيشنهادها
4-      اطلاع‌رساني ارزيابي كيفي مناقصه‌گران در مناقصات دو مرحله‌اي محدود
5-      اطلاع‌رساني ارزيابي فني و بازرگاني
6-      اطلاع‌رساني ارزيابي مالي پيشنهادها و تعيين برنامه مناقصه
ب - اطلاع‌رساني پيش از فراخوان طبق ماده (19) و اطلاع‌رساني فراخوان طبق ماده (20) و اطلاع‌رساني ارزيابي كيفي مناقصه گران طبق ماده (21) اين آيين‌نامه انجام مي‌شود.
پ - صورتجلسه پاياني ارزيابي فني - بازرگاني پيشنهادها، موضوع بند «پ» ماده (11) اين آيين‌نامه، بايد دو روز كاري قبل از گشايش پاكتهاي مالي اطلاع‌رساني شود.
ت -  اطلاع‌رساني صورتجلسه پاياني ارزيابي مالي، بايد دو روز كاري قبل از انعقاد قرارداد انجام شود.
 
ماده 24- اطلاع‌رساني توضيح و تشريح اسناد
الف- اطلاع‌رساني توضيح و تشيح اسناد، شامل موارد زير مي‌باشد
1-      متن پرسشهاي مناقصه‌گران و پاسخهاي مناقصه‌گزار
2-      اطلاعيه جلسات پرسش و پاسخ حضوري
3-       تشريح برخي از ابهامهاي مربوط به مفاد اسناد مناقصه پس از توزيع تمام يا بخشي از اسنادب- در صورت تشكيل جلسه توضيح اسناد يا پاسخ به پرسشهاي مناقصه‌گران درباره اسناد و شرايط مناقصه، صورتجلسه توضيح اسناد و پاسخهاي ياد شده، بايد به اسناد مناقصه پيوست شود و براي كساني كه قبلاً اسناد را دريافت نموده‌اند، طبق ماده (22) قانون ارسال شود. اطلاع‌رساني توضيح و تشريح اسناد بايد قبل از پايان مهلت تسليم اسناد انجام شود و چنانچه اطلاعات مذكور در بند «الف» اين ماده، مستلزم تنظيم مستندهاي جديد باشد، بايد مدت تمديد در فرايند اطلاع‌رساني اعلام شود.
 
 
 
 
 
ماده 25- اطلاع‌رساني قراردادهاي مشاوره
الف - مستندها و اطلاع‌رساني مناقصاتي كه موضوع انها خدمات مشاوره (مذكور در بند «هـ» ماده «29» قانون) باشد، مطابق با مناقصات دو مرحله‌اي محدود (روش تراز شده) مي‌باشد
ب -  مستندسازي و اطلاع‌رساني ساير روشهاي انتخاب مشاور بر اساس مقررات آيين‌نامه بند «هـ» ماده (29) قانون تعيين مي‌شود.
 
ماده 26- مشخصات سامانه اطلاع‌رساني مناقصات
الف - سامانه اطلا‌ع‌رساني مناقصات بايد داراي ويژگيهاي زير باشد
1-      قابليت رديابي فرايند پياده‌سازي
2-      قابليت مستندسازي و رديابي ايجاد و تغيير داده‌ها (توسط مراجع ذي‌ صلاح)
3-      قابليت مستندسازي و رديابي خروجي ها
4-      قابليت تمركز اطلاعات با پيكره‌بندي غيرمتمركز
5-      قابليت رديبابي جريان اطلاعات
6-      امنيت و آزمون‌پذيري صحت جريان اطلاعات
7-      عدم امكان اصلاح و تغيير اطلاعات ثبت شده
8-      قابليت تهيه نسخه پشتوانه توسط دستگاههاي مركزي
ب- سامانه اطلاع‌رساني مناقصات در پيكره‌بندي نهايي، دروازه اطلاعاتي با ويژگيهاي زير مي‌باشد
1-      قابليت توسعه مستمر
2-      قابليت سازگاري با سامانه‌هاي مناقصه‌گزاري الكترونيكي
3-      قابليت سفارشي كردن اطلاعات دريافتي توسط كاربران
پ- كيفيت نظام اطلاع‌رساني بايد به نحوي مديريت شود كه تعداد و بزرگي خطاها، چگالي و پيوستگي نقصها و توارث آنها كاهش يابد
ت- فهرست مناقصه‌گران صلاحيتدار كه توسط مراجع قانوني تشخيص صلاحيت مي‌شوند، شامل رشته، پايه، ظرفيت، سوابق كاري و نيز احكام هيئت رسيدگي به شكايات (موضوع ماده «8» قانون) بايد در پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات منتشر شود.
پ- مناقصه‌گران متقاضي براي شركت در انواع مناقصات، موارد ترك تشريفات مناقصه و موارد مشمول ماده (29) قانون، بايد اطلاعات ثبتي، مالياتي و بيمه كاركنان خود را در پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات به دستگاههاي مناقصه‌گزار اعلام كنند.
 
تبصره 1 - اطلاعات موضوع بند «ث» اين ماده صرفاً براي دستگاههاي مناقصه‌گزار و دستگاههاي مركزي مربوط قابل مشاهده مي‌باشد.
تبصره 2- نرم‌افزار پايگاه ملي اطلاع‌رساني بايد به نحوي طراحي شود كه اطلاعات مناقصات هر يك از دستگاههاي مشمول قانون قابل دسترسي براي عموم باشد.
 
ماده 27- مديريت ريسك در نظام اطلاع‌رساني مناقصات
الف - راهبردهاي اصلي در مديريت ريسك نظام اطلاع‌رساني به شرح زير تعيين مي‌شوند
1-      پرهيز از ريسكهاي مستقيم و غرمستقيم
2-      دفع ريسكها
3-      انتساب ريسكها به منشأ ايجاد ريسك
ب - الگوي طراحي سامانه اطلاع‌رساني با هدف مديريت ريسك، بايد به صورت مستمر ارتقا يابد و تكميل شود.
پ - طراحي سامانه اطلاع‌رساني به منظور كاهش ريسك، بايد به صورت مرحله به مرحله پياده‌سازي شود. سامانه اطلاع‌رساني از نظر وسعت و پيچيدگي در فراگردي مرحله‌بندي شده گسترش مي‌يابد.
 
 
ماده 28- ثبت و پاك كردن اطلاعات شبكه ملي
الف - پاك كردن اطلاعات مربوط به مستندهاي مناقصه در دوره اطلاع‌رساني بر خطف جز در موارد اجتناب ناپذير فني (به تشخيص مدير پايگاه) ممنوع است. اين موارد عبارتند از
1-      شرايطي كه در آن داده‌هاي موجود در بانك اطلاعات يا پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات ناخواسته دگرگون شود
2-      نقص در جريان اطلاعات
3-      توقف در فعاليت تمام يا بخشهايي از سامانه
4-      اطلاعات محرمانه (مذكور در بند «ج» ماده «23ن قانون) كه سهوي وارد شبكه اطلاع‌رساني مناقصات شده باشد.
ب - ثبت و كنترل خطا در وروديها و خروجيها در جريان اطلاعات برعهده مناقصه‌گزار است. هرگونه خطايي در وروديها با يك سند جديد اصلاح مي‌شود.
پ - دوره اطلاع‌رساني بر خط شامل مستندهاي مناقصات و اطلاعات مربوط به قراردادها و اصلاحات و الحاقات آنها تا يك ماه بعد از پايان مدت قراردادها مي‌باشد. سوابق مناقصاتي كه مدت اطلاع‌رساني آنها منقضي شده است، در پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات نگهداري و در صورت درخواست متقاضيان از طريق پست الكترونيك ارسال مي‌شود.
تبصره 1- دستگاههاي مناقصه‌گزار مي‌توانند اطلاعات مربوط به مناقصات خود را علاوه بر پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات از راههاي ديگر نيز به اطلاع عموم برسانند.
تبصره 2 - پاك كردن اطلاعات بايد به نحوي انجام شود كه سوابق آنها در سازمان قابل دسترس باشد. در صورت پاك كردن اطلاعات برخط در شرايط ياد شده در بند «الف»  اين ماده پس از رفع موارد، بايد مجدداً در پايگاه ملي اطلاع‌رساني جريان يابد.
 
 
ماده 29- امنيت اطلاعات
الف - مستندهاي ارسال شده به بانك اطلاعات مناقصات بايد براي عموم مردم قابل دسترس باشد.
ب - به منظور تأمين امنيت و صحت اطلاعات، پشتوانه اطلاعات در دستگاههاي مركزي به صورت غيرمتمركز و در سامانه ملي اطلاع‌رساني مناقصات به صورت متمركز بايد ايجاد شود.
پ - سامانه خدمت رسان پست الكترونيك مركزي با ويژگيهاي زير از سوي سازمان ايجاد مي‌شود
1-      رديابي و ثبت پستهاي الكترونيك مبادله شده
2-      رديابي و ثبت مستندها در پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات
3-      دريافت مستندهاي مناقصات پس از پايان مدت اطلاع‌رساني برخط
 
ماده 30- نقشها و استانداردها
الف - مسئوليتهاي مناقصه‌گزار در نظام مستندسازي و اطلاع‌رساني مناقصات عبارتند از
1-      اجراي مستندسازي مكتوب و الكترونيكي
2-      اجراي فرايند اطلاع‌رساني
3-      وارد كردن اطلاعات معاملات (اعم از مناقصه و ترك مناقصه) در پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات
4-      مديريت ريسك اطلاعات
ب - مسئوليتهاي زير قابل واگذاري به مديريت طرح نيست
1-      مستندسازي و اطلاع‌رساني پيش از فراخوان
2-      مستندسازي و اطلاع‌رساني ارزيابي مالي يا ترك مناقصه
3-      مستندسازي و اطلاع‌رساني تجديد و لغو مناقصه
تبصره - در صورت ارجاع نقش كميته فني - بازرگاني به مدير طرح، حداقل سه عضو خبره فني صلاحيتدار از سوي مدير طرح به مناقصه‌گزار معرفي مي‌شوند. اعضاي ياد شده موظفند تمام مستندهاي مربوط را با عنوان حقيقي و حقوقي خود امضاء كنند.
پ - مسئوليت آموزش و نظارت بر مستندسازي و اطلاع‌رساني مناقصات در دستگاههاي مناقصه‌گزار برعهده دستگاه مركزي مربوط مي‌باشد
ت - مسئوليت ايجاد و راهبري پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات برعهده سازمان است
ث - به منظور ايجاد رويه واحد، سازمان مي‌تواند استانداردها، راهنماهاي كاربرد، دستورالعمل‌ها و مشخصات فني مربوط را در تعامل با دستگاههاي مركزي، حسب مورد تهيه، ابلاغ يا بهنگام نموده و در پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات منتشر كند.
این مصوبه در تاریخ 5/9/1385و با شماره 108972/ت32960 هـ توسط معاون اول رئیس جمهور ابلاغ شده است.