طبقه بندي معاملات خريد 

 
معاملات از نظر نصاب در قانون برگزاري مناقصات به سه دسته تقسيم مي شود :
1- معاملات کوچک: معاملاتي است که مبلغ آن از 29.340.000 ريال تجاوز نکند.
2- معاملات متوسط : معاملاتي که مبلغ مورد معامله بيش از سقف مبلغ معاملات کوچک بوده و از ده برابر سقف ارزش معاملات کوچک تجاوز نکند . (بيشتر از 29.340.000 ريال و کمتر از 293.400.000 )
3- معاملات بزرگ : معاملاتي که مبلغ برآورد اوليه آنها بيش از ده برابر سقف ارزش مبلغ معاملات کوچک باشد . (بيشتر از 293.400.000 ريال)
  
طبقه بندي انواع مناقصات
الف: مناقصات از نظر مراحل بررسي به انواع زير طبقه بندي مي‌شود.

1) مناقصه يک مرحله‌اي : (نيازي به ارزيابي فني و بازرگاني پيشنهادها نيست و پاکت‌ها در يک جلسه گشوده در همان جلسه برنده مناقصه تعيين مي شود ) .

2) مناقصه دو مرحله اي : ( بررسي فني بازرگاني پيشنهادها لازم است و در اين مناقصه کميته فني بازرگاني تشکيل مي شود و نتايج پيشنهادها به کميسيون مناقصه گزارش مي شود و بر اساس ماده 19 قانون برگزاري مناقصه، برنده مناقصه تعيين مي شود ) .
  
ب : انواع مناقصات از نظر روش دعوت مناقصه‌گران.

1) مناقصه عمومي : فراخوان مناقصه از طريق آگهي عمومي

2) مناقصه محدود : فراخوان مناقصه از طريق ارسال دعوت نامه براي مناقصه گران صلاحيت دار بر اساس ضوابط موضوع مواد 13 و 27 قانون برگزاري مناقصات.
  
روشهاي انجام مناقصه :
الف : در معاملات کوچک ، مأمور خريد با تحقيق در کم و کيف موضوع معامله و رعايت صرفه و صلاح و اخذ فاکتور مشخص و به تشخيص و مسئوليت خود معامله را با تأمين کيفيت به کمترين بهاي ممکن انجام مي دهد.

ب : در معاملات متوسط ، مأمور خريد پس از تحقيق در کم و کيف موضوع معامله و رعايت صرفه و صلاح و اخذ حداقل 3 فقره استعلام کتبي ، با تأمين کيفيت مورد نظر ، چنانچه بهاي بدست آمده مورد تأييد مسئول واحد تدارکات باشد معامله را با عقد قرارداد يا اخذ فاکتور انجام مي دهد.

ج : در معاملات بزرگ به يکي از روشهاي زير عمل مي شود :

1) برگزاري مناقصه عمومي از طريق انتشار فراخوان در روزنامه هاي کثيرالانتشار

2) برگزاري مناقصه محدود

ساير موارد از جمله رسيدگي به شکايات، در قانون برگزاري مناقصات، بصورت کامل قيد شده است.
  
 
انواع درخواستهاي خريد :
1- درخواست براي اقلام داراي سطح ذخيره :
 
اقلام مصرفي که دو رقم سمت چپ آنها در سيستم با عدد (30) شروع مي شود و همينطور قطعات يدکي که دو رقم سمت چپ آنها با عدد (40) شروع مي شوند اقلامي هستند براي آنها سطح ذخيره در سيستم پيش بيني شده و ايجاد گرديده اين اقلام داراي کد 12 رقمي مي باشند و به ترتيب در انبارهاي مصرفي و قطعات يدکي نگهداري مي شوند. پس از آنکه سطح موجودي يک قلم کالا به حد مينيمم خود که از قبل تعيين شده است رسيد سيستم بصورت اتوماتيک يک درخواست سطح ذخيره با کد کالاي مربوطه ايجاد مي نمايد که با توجه به کد فرعي بازار کالاي مذکور که آن نيز از قبل مشخص شده پس از کنترل و تأييد تکنسين‌هاي کنترل موجودي بصورت اتوماتيک به مأمور خريد مربوطه ارجاع داده مي شود مأمور خريد پس از مشاهده سطح ذخيره در حجم کار خود آنرا به درخواست تبديل مي نمايد و مراحل بعدي ( با توجه به تأمين کنندگاني که در سيستم خريد ثبت شده اند) استعلام و سفارش طي مي شود. براي اينکه براي کالائي در انبار سطح ذخيره ايجاد شود بايستي متقاضيان کالا با در نظر گرفتن مصرف مداوم آنها در طول سال نسبت به تکميل شناسنامه کالا يا Scade اقدام نمايند.
 
2- درخواستهاي تحويل مستقيم :
 
مواد اوليه و اقلامي که دو رقم سمت چپ آنها در سيستم با عدد 11 شروع مي‌شود و قطعات عملياتي که دو رقم سمت چپ آنها در سيستم با عدد 20 شروع مي شود و ساير اقلامي که مصرف مداوم ندارند و براي يکبار در سال درخواست مي شوند و دو رقم سمت چپ آنها با عدد 50 و عدد 80 (اموالي) شروع مي‌شوند درخواست خريد کالا به صورت مستقيم توسط متقاضي از طريق سيستم صادر مي‌گردد که پس از اخذ امضاء هاي مجاز بر روي برگه درخواست کامپيوتري جهت کنترل نهائي و حصول اطمينان از عدم وجود کالا در سيستم انبار و مجاز نمودن وضعيت درخواست به کنترل مواد ارسال مي گردد.
 
3- درخواستهاي خريد اضطراري:
 
علاوه بر درخواستهاي معمولي براي اقلامي که بصورت اضطراري نياز باشند درخواست اضطراري يا دو فوريتي تنظيم مي شود که گردشکار آن مانند درخواستهاي معمولي است منتهي بخاطر اضطراري بودن در تدارک آن تسريع بعمل مي آيد.
 
4- درخواست کار و خدمات :
 
درخواست کار و خدمات توسط متقاضي صادر گرديده و پس از اخذ امضاهاي مجاز و تأمين اعتبار از طريق امور مالي بر روي برگه درخواست کامپيوتري به برنامه ريزي خريد ارسال مي گردد تا پس از کنترل نسبت به مجاز نمودن درخواست و انجام مراحل بعدي اقدام نمايند.
 

 
مراحل عمومي اجراي کار براي تدارک کالا
صدور درخواست خريد با توجه به بودجه پيش‌بيني شده  1-
تعيين حد معامله و نحوه خريد کالا با در نظر گرفتن قانون مناقصات.  2-
صدور استعلام.  3-
صدور سفارش.  4-
هماهنگي با پيمانکار حمل.  5-
تحويل کالا توسط تأمين کننده به کنترل مواد (داخلي).  6-
تحويل کالا توسط تأمين کننده به فورواردر و در نهايت گمرک (خارجي)  7-
کنترل کمي و کيفي کالا  در واردات.  8-
صدور رسيد کالا در سيستم.  9-
تسويه حساب  امور مالي با تأمين کننده کالا. 10