هيأت امنا در جلسه مورخ 30/3/1385 با توجه به اتمام دوره آزمايشي آيين­نامه مالي، محاسباتي و معاملاتي نهاد كتابخانه­هاي عمومي كشور و بنا به اختيار ناشي از ماده 3 قانون تأسيس و نحوه اداره كتابخانه‌هاي عمومي كشور مصوب 17/12/1382 مجلس شوراي اسلامي و در اجراي مواد 16 و 18 آيين نامه اجرايي آن ، آيين نامه مالي ، محاسباتي و معاملاتي نهاد كتابخانه‌هاي عمومي را با اصلاحاتي در برخي از مواد و تبصره­ها به شرح ذيل تصويب نمود.

فصل اول : تعاريف و كليات

ماده 1- مفاهيم برخي واژه‌هاي بكار رفته در اين آيين‌نامه به قرار ذيل است :

الف) منظور از  قانون ، قانون تأسيس و نحوه اداره كتابخانه‌هاي عمومي مصوب17/12/1382 مجلس شوراي اسلامي است .

ب) منظور از آيين‌نامه ، آيين‌نامه اجرايي قانون تأسيس و نحوه اداره كتابخانه‌هاي عمومي كشور ، مصوب هيأت محترم وزيران در جلسه مورخ 4/9/1383 است .

ج) منظور از نهاد ، نهاد كتابخانه‌هاي عمومي با همه اركان آن است.

د) منظور از دبيرخانه ، دبيرخانه هيأت امنا است و در مورد دبيرخانه انجمن‌ كتابخانه‌هاي استان ، شهرستان ، شهر ، بخش و روستا ، حسب مورد و به صورت كوتاه ، با نام دبيرخانة استان يا شهرستان يا شهر مربوطه ذكر خواهد شد .

ماده 2- بودجه ، برنامه مالي نهاد است كه براي مدت يك‌سال مالي تهيه و تنظيم مي‌شود و حاوي پيش‌بيني درآمدها و ساير منابع تأمين اعتبار و برآورد هزينه‌ها براي انجام عملياتي است كه منجر به تحقق هدف‎هاي نهاد خواهد شد. و از قسمت‌هاي ذيل تشكيل شده است:

الف) بودجه عمومي :

1-     پيش‌بيني دريافتها و منابع تأمين اعتبار كه به طور مستقيم يا غيرمستقيم تحت‌عنوان كمك‌هاي دولت يا منابع پيش‌بيني شده در ماده 5 قانون، مذكور است.

2-      پيش‌بيني هزينه‌هاي جاري و اجتناب‎ناپذير نهاد كه تحت عنوان اعتبار مواد در بودجه نهاد منظور مي‌شود.

3-   پيش‌بيني هزينه‌هايي كه جهت نيل به اهداف نهاد ضروري مي‎باشد، و تحت‌عنوان هزينه رديف خاص پيش‌بيني مي‌شود. انجام اينگونه هزينه‌ها مي‌تواند با توجه به شرايط و حوادث واقعه تغيير يابد.

ب) بودجه اختصاصي :

پيش‌بيني درآمدها و منابع تأمين اعتبار ناشي از كمك‌هاي داخلي و خارجي و درآمدهاي حاصل از حق عضويت، سود حاصل از فعاليت‌هاي مستقيم و يا سرمايه‌گذاري است.

ج) بودجه عمراني (طرحهاي عمراني) :

1- وجوه حاصل از پرداخت‌هاي دولتي جهت احداث يا تكميل طرح‌هاي عمراني است كه مي‌بايست طبق مقررات مربوط به خود هزينه شود.

2- آن بخش از هدايايي است كه منحصراً براي طرحهاي عمراني منظور شده و نيز سهمي از درآمدهاي ديگر موضوع ماده 5 قانون كه براي طرحهاي عمراني در نظر گرفته شده است.

د) بودجه سرمايه‌گذاري :

وجوهي است كه با تصويب هيأت امنا جهت اهداف بلندمدت نهاد پيش‎بيني مي‌شود.

تبصره: دبيركل مي‌تواند اعتبارات مصوب در بودجه براي هريك از مواد هزينه يا فعاليت‌ها را تا ده درصد كاهش يا افزايش دهد، به نحوي كه از اعتبار كلي مصوب تجاوز نشود.

ماده 3- مؤسسه وابسته، به واحد  سازماني مشخصي اطلاق مي‌شود كه به موجب مصوبات هيات امنا جهت تحقق اهداف قانوني نهاد به وجود آمده يا بيايد و به نحوي مالكيت آن متعلق به نهاد كتابخانه‌هاي عمومي است و توسط آن نهاد نيز اداره مي‎شود.

ماده 4- شركت تابعه ، شركتي است مركب از اشخاص حقيقي يا حقوقي كه بيش از پنجاه درصد (50%) سهام آن متعلق به نهاد باشد كه با مجوز هيأت امنا تأسيس و طبق اساسنامه خود و قانون تجارت اداره شود.

ماده 5- سال مالي نهاد ، يك سال شمسي است كه از اول فروردين‌ماه هر سال آغاز و به پايان اسفند همان سال ختم مي‌شود.

ماده 6- عمليات مالي ، عبارت از تمامي فعاليت‎هايي است كه قابل سنجش با معيار پول رايج باشد. و شامل انجام مراحل قبول تعهدات مالي و تبادل پول و انتفاع خواهد شد و طبق قانون و آئين‌نامه و دستورالعملهاي مصوب توسط دبيركل صورت مي‌گيرد.

ماده 7- مدارك مالي ، به مستنداتي اطلاق مي‌شود كه در بردارندة اطلاعات مربوط به كيفيت و كميت عمليات مالي مي‌باشد كه حسب مورد بر اساس جزييات مندرج در آيين‌نامه و دستورالعمل‎هاي مصوب تهيه مي‌شود.

ماده 8- فعاليت‌هاي مربوط به طبقه‌بندي ، ثبت و نگهداري مدارك مالي در هر مورد به ويژه اصول و قواعد انبارداري و رابطه آن با كارپردازي، مي‌بايست بر مبناي دستورالعملها و سيستم‌هاي مالي مصوب دبيركل صورت پذيرد.

ماده 9-  اعتبار ، عبارت است از مبلغي كه براي مصرف يا مصارف معين به منظور نيل به اهداف و اجراي برنامه‌هاي نهاد به تصويب هيأت امنا برسد .

ماده 10- ديون بلامحل ، عبارت است از بدهي‌هاي قابل پرداخت سنوات گذشته كه در بودجه مربوطه اعتباري براي آنها منظور نشده و يا زائد بر اعتبار مصوب است ، در هر صورت به يكي از طرق ذيل حاصل شده باشد:

الف) احكام قطعي صادره از طرف مراجع داراي صلاحيت و يا قرارهاي تأمين يا هزينه‎هاي لازم براي انتخاب وكيل يا تأمين وثيقه يا وجه الضمان ناشي از اجراي قانون حمايت قضايي.

ب)  انواع بدهي به اشخاص حقيقي يا حقوقي كه خارج از اختيار نهاد ايجاد شده باشد و يا ناشي از خدمات انجام شده باشد ، مثل حق اشتراكهاي آب و برق و يا هزينه هاي مخابراتي و مشابه آن ....

ماده 11– مواد هزينه ، نوع هزينه را در داخل بودجه و يا قسمتي از فعاليت انجمن‌ها و دبيرخانه‌ها مشخص مي‌كند.

ماده 12- دريافت‌هاي نهاد ، عبارت است از كليه وجوهي كه تحت‌عنوان منابع حاصله از اجراي مواد قانون و آيين‌نامه اجرايي و مصوبات هيأت‌امنا، درآمد اختصاصي و درآمد سرمايه‌گذاريها و ساير منابع تأمين اعتبار و سپرده‌ها و هدايا و كمكها و ساير وجوهي كه به موجب قوانين و مصوبات مي‌بايد در حساب‌هاي انجمن‌ها و خزانه داري كل نهاد متمركز گردد.

ماده 13- در‌آمدهاي عمومي نهاد عبارت است از درآمدهايي كه برابر بند الف ماده 5 قانون و تبصره آن همه‌ساله به عنوان كمك در بودجه وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي منظور مي‌گردد.

ماده 14- درآمدهاي اختصاصي نهاد عبارت است از درآمدهايي كه برابر بندهاي « ب » ، «ج » ، «د» و « هـ » ماده 5 قانون در اختيار نهاد قرار مي‌گيرد.

ماده 15- ساير منابع تأمين اعتبار ، عبارت از منابعي است كه تحت‌عنوان وام برگشتي از سالهاي قبل و استفاده از ذخاير و عناوين مشابه ، پيش‌بيني شده كه ماهيت درآمدي ندارند.

ماده 16- تشخيص ، عبارت از تعيين و انتخاب كالا و خدمات و ساير پرداخت‌هايي است كه تحصيل يا انجام آنها براي نيل به اجراي برنامه‌هاي نهاد ضروري است.

ماده 17- تأمين اعتبار ، عبارت از اختصاص دادن تمام يا قسمتي از اعتبار مصوب براي هزينه معين است.

ماده 18- تعهد ، عبارت است از ايجاد دين بر ذمّه نهاد، ناشي از انجام خدمات يا تحويل كالا يا اجراي قراردادها و اجراي احكام صادره از مراجع قانوني ذيصلاح و پرداخت حق عضويت و سهميه مجامع بين‌المللي.

ماده 19- تسجيل ، عبارت است از تعيين ميزان بدهي قابل پرداخت به موجب اسناد و مدارك اثبات كننده بدهي.

ماده 20- حواله ، اجازه‌اي است كه كتباً به وسيله مقامات مجاز نهاد براي تأديه تعهدات و بدهي‌هاي قابل پرداخت از محل اعتبارات مربوطه عهده خزانه‌دار در وجه ذينفع صادر مي‌شود.

ماده 21- هزينه ، عبارت از پرداخت‌هايي است كه بطور قطعي به ذينفع در قبال تعهد يا تحت عنوان كمك يا عناوين مشابه در طرح‌هاي مشاركتي يا به كتابخانه‌‌هاي بخش خصوصي مورد بهره‌برداري عموم، با رعايت ضوابط و مقررات مربوطه صورت مي‌گيرد.

ماده 22 ـ به منظور ايجاد تسهيل در پرداخت هزينه‎هاي نهاد وجوه لازم به عنوان تنخواه گردان در اختيار خزانه داران قرار خواهد گرفت . دستورالعمل نحوه واگذاري و ميزان و موارد استفاده از انواع تنخواه گردانهايي كه واگذاري آنها بر حسب اين ماده و ساير مواد اين آيين نامه ضرورت پيدا مي‎كند و همچنين ترتيب واريز آنها از طرف دبير كل تهيه و ابلاغ خواهد گرديد .

ماده 23- پيش‌پرداخت ، عبارت است از پرداختي كه از محل اعتبارات مربوطه بر اساس احكام و قراردادها طبق مقررات پيش از انجام تعهد صورت مي‌گيرد.

ماده 24- علي‌الحساب ، عبارت است از پرداختي كه به منظور اداي قسمتي از تعهد با رعايت مقررات صورت مي‌گيرد.

ماده 25- سپرده ، وجوهي است كه طبق قوانين و مقررات به منظور تأمين و يا جلوگيري از تضييع حقوق نهاد دريافت يا توديع مي‌گردد و استرداد و يا ضبط آن تابع شرايط مقرر در قوانين و مقررات و قراردادهاي مربوطه است.

تبصره: وجوهي كه تحت‌عنوان وديعه دريافت مي‌گردد، سپرده محسوب نشده و تابع مقررات مربوط به خود مي‌باشد.

ماده 26- انتصاب خزانه‌داركل و مديركل امور مالي نهاد و خزانه‌داران استان‎ها و شهرستانها به شرح ذيل صورت مي‌پذيرد:

الف) خزانه‌داركل نهاد با تأييد هيأت امنا و حكم دبيركل ؛

ب) خزانه‌دار استان كه همان رئيس دبيرخانه انجمن باشد با حكم دبيركل ؛

ج) خزانه‌دار شهرستان كه همان رئيس دبيرخانه انجمن شهرستان باشد با حكم رئيس دبيرخانه انجمن استان .

ماده 27- وظايف و اختيارات خزانه‎داركل:

1-      بكار بردن مساعي لازم در وصول درآمدها و ارائه پيشنهاد در مورد ايجاد انواع درآمدهاي جديد ضمن اشتراك‌ مساعي با دبيركل؛

2-      حفظ دارايي‎ها ، اموال ، حقوق و منافع مالي نهاد كتابخانه‌ها‌ي عمومي ، ضمن اشتراك مساعي با دبيركل؛

3-      نظارت بر امور مالي و محاسباتي و نگهداري و تنظيم حساب‎ها طبق ضوابط و مقررات مربوط و صحت و سلامت آنها ؛

4-      تنظيم ترازنامه و تفريغ بودجه؛

5-      همكاري با دبيركل جهت تخصيص اعتبار؛

6-    افتتاح حساب در بانكها و برداشتن از آن و نيز مسدود كردن حسابها و امضاي چك‌ها ، سفته‌ها ، اوراق بهادار و قبوض و انعقاد قراردادهاي مالي كه متفقاً با امضاي خزانه‌دار كل نهاد و دبيركل يا مقامات مجاز از طرف آنها و با رعايت قانون و آيين نامه اجرايي و ضوابط مصوب هيأت امنا به عمل مي‌آيد؛

7-    افتتاح حساب در بانك تجارت مراكز استانها با امضاي مشترك مدير امور كتابخانه­هاي عمومي استان و حسابدار استان به منظور تسهيل در امر دريافت و پرداخت مبالغ تنخواه­گردان تخصيصي نهاد.

تبصره 1 : خزانه داركل عهده‌دار امور حسابداري و پرداخت هزينه‌ها و نگهداري حسابها و حفظ اسناد و تحويل ، تحول و نگهداري وجوه ، نقدينه‌ها ، سپرده‌ها و اوراق بهادار نهاد مي‌باشد. مسؤوليت امور فوق‌الذكر در استان و شهرستان به ترتيب با خزانه داران استان و شهرستان خواهد بود.

تبصره 2 :  صاحبان امضا‌ي مجاز در سطح استانها براي افتتاح حساب (طبق ضوابط مصوب هيأت امنا)، انعقاد قراردادها، امضاي اسناد و اوراق بهادار و تعهدآور در حدود اختيارات و وظايف محوله و نيز در سطح شهرستان و شهر (چنانچه داراي انجمن باشد ) به همان ترتيبي است كه در بند "ح" ماده "9" آيين نامه مذكور است . اگر انجمن تشكيل نشده باشد، دارنده امضاي ثابت براي امور مذكور در مناطق ياد شده، توسط رئيس دبيرخانه استان و دارنده امضاي ديگر توسط دبير انجمن استان تعيين مي­شود .

ماده 28- امين اموال يا جمع‌دار ، مأموري است كه از بين كاركنان واجد صلاحيت و امانتدار با پيشنهاد خزانه‌داركل و به موجب حكم دبيركل با سپردن تضمين مناسب به اين سمت منصوب مي‎شود و مسؤوليت حراست و تحويل و تحول و تنظيم حسابهاي اموال و اوراقي كه در حكم وجه نقد است و كالاهاي تحت ابوابجمعي ، به عهده او واگذار مي‌شود. شرايط انتخاب، حدود وظايف و مسؤوليت‌هاي امين اموال در مورد اموال منقول و غيرمنقول در برابر نهاد هماني است كه در آيين‌نامه موضوع ماده« 34 » قانون محاسبات عمومي مذكور است.

ماده 29- كارپرداز ، مأموري است كه از بين كاركنان واجد صلاحيت نهاد به اين سمت منصوب و نسبت به خريد و تدارك كالاها و خدمات موردنياز طبق دستور مقامات مجاز با رعايت مقررات اقدام مي‌نمايد.

فصل دوم : اجراي بودجه

بخش يكم ـ درآمدها و ساير منابع تأمين اعتبار

ماده 30 - كليه وجوهي كه از محل درآمدهاي عمومي و اختصاصي نهاد و درآمدهاي خاص داخلي و ساير منابع تأمين و وصول مي شود ، مي بايستي در حسابهاي مخصوصي كه در اين آيين نامه براي افتتاح آنها تعيين تكليف شده است و يا خزانه‌داركل بنا به مورد و طبق ضوابط مصوب هيأت امنا اعلام مي­دارد ، واريز شود و هرگونه پرداختي منحصراً از طريق حساب‎هاي بانكي مجاز قابل انجام است .

ماده 31 - وجوهي كه تحت عنوان سپرده و يا وجه الضمان و يا وثيقه و يا نظاير آنها دريافت مي­گردد بايد به حسابهاي مخصوصي كه توسط خزانه‎داركل معين مي‎شود ، واريز گردد . خزانه‎داركل ترتيبي اتخاذ مي‎نمايد ‎كه در صورت لزوم و با توجه به مقررات نسبت به عودت اين وجوه اقدام شود .

تبصره : نحوه افتتاح حساب و برداشت از آن و يا مسدود كردن حسابهاي موضوع بند 6 ماده « 27 » و حسابهاي موضوع مواد 31 و 32 اين بخش مطابق دستورالعملي است كه توسط خزانه‎داركل تهيه و پس از تأييد دبيركل ابلاغ خواهد شد .

ماده 32 – چاپ انواع اوراق در حدود قانون براي وصول هر نوع درآمد زير نظر و با مسؤوليت خزانه‎دار‎كل انجام مي‎پذيرد .

ماده 33 - وجود اعتبار در بودجه به خودي خود براي اشخاص اعم از حقيقي و حقوقي ايجاد حق نمي­كند و استفاده از اعتبارات بايد با رعايت مقررات مربوط به خود به عمل آيد .

ماده 34 - پرداخت هزينه­ها به ترتيب پس از طي مراحل تشخيص و تأمين اعتبار و تعهد و تسجيل و حواله و با اعمال نظارت مالي به عمل مي­آيد .

ماده 35 - اختيار و مسؤوليت تشخيص و انجام تعهد و تسجيل و حواله اعتبارات به عهده دبيركل يا مقامات مجاز از طرف وي خواهد بود و مسؤوليت تأمين اعتبار ، تطبيق پرداخت با قوانين و مقررات در مركز به عهده خزانه‎داركل است . در استانها و شهرستانها طبق تبصره 2 ماده « 27 » اين آيين نامه عمل خواهد شد.

تبصره 1 ـ اختيارات و مسؤوليتهاي موضوع اين ماده با رعايت آيين نامه اجرايي حسب مورد مستقيماً و بدون واسطه از طرف مقامات مذكور در بالا به ساير مقامات نهاد كلاً يا بعضاً قابل تفويض خواهد بود . لكن در هيچ مورد تفويض اختيار و مسؤوليت ، سلب اختيار و مسؤوليت از تفويض كننده نخواهد كرد .

تبصره 2 ـ در اجراي اين ماده تفويض اختيارات و مسؤوليت هاي مربوط به دبيركل  و خزانه دار به شخص واحد و نيز تفويض اختيار و مسؤوليتهاي دبيركل به خزانه دار مربوط و يا كاركنان تحت نظر او مجاز نخواهد بود مگر در مواردي كه مقررات قانوني به صراحت تجويز كرده باشد.

ماده 36 – خزانه‎داركل مجاز است در ابتداي هر سال مالي براساس درخواست مقامات مجاز و تأييد دبيركل حداكثر معادل ده درصد (10%) اعتبارات موضوع بودجه پيشنهادي به هيأت امنا را در اختيار آنها قرار دهد ، تنخواه‎گردان مزبور مي­بايست از آخرين تخصيص اعتبار مربوطه كسر گردد .

ماده 37- مصرف اعتبارات مندرج در بودجه، تحت عنوان ديون بلامحل با تصويب كميسيوني مركب از اشخاص ذيل خواهد بود : 1‌ـ دبيركل ، 2ـ خزانه‎داركل ، 3ـ معاونت اداري و مالي و پشتيباني .

ماده 38 - در مواردي كه به تشخيص دبيركل و تأييد رئيس هيأت امنا نياز به خريد كالا يا خدمات خارجي وجود داشته باشد ، پس از تأمين اعتبار و تصويب كميسيون معاملات موضوع ماده « 46 » طبق مقررات و ضوابط مربوطه نسبت به گشايش اعتبار اسنادي اقدام مي­شود .

ماده 39 - كليه اعتبارات جاري و عمراني منظور در بودجه تا آخر سال مالي قابل تعهد و پرداخت است و مانده وجوه اعتبارات مصرف نشده هرسال بايد حداكثر تا پايان ارديبهشت ماه سال بعد به حساب‎هاي اعلام شده از طرف خزانه‎داركل برگشت داده شود. نحوه مصرف وجوه مزبور طي دستورالعمل اجرايي ابلاغ خواهد شد.

ماده 40 - براي رفع احتياجات سال بعد ، در مواردي كه موضوعي جنبه فوري و فوتي داشته و تأخير در انجام آن منجر به زيان و خسارت نهاد گردد به پيشنهاد دبيركل و تأييد رئيس هيأت امنا امكان انعقاد قراردادهاي لازم براي خريد كالا يا خدمات مورد نياز با رعايت مقررات وجود دارد ، مشروط بر اينكه مبلغ اينگونه قراردادها به تشخيص خزانه‎داركل در هر مورد حداكثر بيش از اعتبار مصوب و مشابه آن در آن سال و يا در صورت جديد بودن موضوع ، مجموعاً بيش از ده درصد مجموع اعتبارات غير پرسنلي مصوب نهاد نباشد . چنانچه در اجراي قرارداد منعقده و براساس مقررات مربوط پرداخت وجوهي به عنوان پيش پرداخت ضرورت پيدا كند و يا قراردادهاي مزبور قبل از پايان سال مالي به مرحله تعهد برسند ، مي توان وجوه لازم را به عنوان پيش پرداخت تأديه نمود.

بخش دوم : معاملات

ماده 41 - معاملات كلان نهاد اعم از خريد و فروش و اجاره و استجاره و پيمانكاري و اجرت كار و غيره بايد حسب مورد از طريق مناقصه يا مزايده انجام شود مگر در موارد ذيل :

1.              معاملاتي كه انجام آنها در محدوده قوانين و مقررات استخدامي باشد ؛

2.       معامله با يكي از وزارتخانه‎ها ، سازمانها ، مؤسسات دولتي ، شركتهاي دولتي ، مؤسسات و نهادهاي عمومي غير دولتي و مؤسسات تابع آنها كه بيش از پنجاه درصد سهام يا سرمايه يا مالكيت آنها متعلق به دستگاههاي ياد شده باشد و نيز اتحاديه و شركتهاي تعاوني تهيه و توليد و توزيع يا مصرف تشكيل شده براساس قوانين و مقررات ناظر بر تشكيل  شركتهاي تعاوني به شرط مقرون به صرفه بودن و صلاح نهاد ؛

3.       در مورد خريد كالا يا خدمات يا حقوقي كه به تشخيص دبيركل يا مقامات مجاز از طرف وي ، منحصر به فرد بوده و داراي انواع مشابه نباشد ، يا از طرف مراجع ذيصلاح قانوني براي آنها نرخ معيني تعيين و اعلام شده باشد ؛

4.       خريد يا اجاره اموال غيرمنقول كه به تشخيص دبيركل يا مقامات مجاز از طرف وي با كسب نظر كارشناس رسمي دادگستري يا كارشناس خبره ، متعهد و معتمد رشته مربوط به انتخاب دبيركل (يا انجمنها حسب مورد ) صورت خواهد گرفت ؛

5.         تعمير ماشين آلات ثابت و متحرك از جمله ماشينهاي اداري و خريد قطعات يدكي براي تعويض يا تكميل لوازم و تجهيزات آنها همچنين ادوات ، ابزار ، وسايل اندازه گيري دقيق و لوازم آزمايشگاهي علمي و فني و سيستم‎ها يا شبكه‎هاي رايانه‌اي و نظاير آنها با تعيين بهاي مورد معامله به وسيله شخص يا اشخاص حقيقي يا حقوقي كارشناس خبره و متعهد به انتخاب دبيركل يا مقام مجاز از طرف ايشان ؛

6.       در مواقع اضطراري در صورت تشخيص مورد و تأييد مقدار لازم براي رفع نياز توسط دبيركل يا مقام‎هاي مجاز از طرف وي، خريد انجام مي‎شود و گزارش خريد و تحويل كالا بر حسب مورد توسط مأمور خريد يا مسؤول مربوطه تنظيم و گواهي شده، پس از تأييد دبيركل  يا مقامهاي مجاز مزبور به هزينه قطعي منظور مي شود ؛

7.              در مورد معاملاتي كه به تشخيص هيأت امنا با ملاحظه صرفه و صلاح نهاد بايد مستور بماند ؛

8.       چاپ ، صحافي، خريد كتب ، مجلات و آثار صوتي ، تصويري ، هنري و صنايع مستظرفه و يا خريد خدمات براي تهيه و توليدات هريك از آنها و يا خريد خدمات آموزشي، پژوهشي، مديريتي و مشاوره‎اي‎.

تبصره: انجام معاملات موضوع بندهاي 1و 2 اين ماده بدون رعايت تشريفات مناقصه و يا مزايده مشروط بر آن است كه دستگاه فروشنده ، مورد معامله را در اختيار داشته يا توليد كننده يا انجام دهنده آن باشد يا اينكه وظيفه تهيه و توزيع و فروش مورد معامله را به عهده داشته باشد .

ماده 42 - معاملات نهاد با توجه به سقف اعتبارات سالانه و سطح اختيارات انجمنها در مراكز استان و شهرستان به شرح ذيل تقسيم مي­گردد :

1.    معاملات جزئي : اين نوع معاملات كه با اخذ مجوز خريد (تأمين اعتبار و دستور خريد ) توسط مأمور خريد در دبيرخانه و در استانها و شهرستانها به مسؤوليت مقام مجاز و با حفظ صرفه و صلاح نهاد و با كمترين بهاي ممكن ( در شرايط مساوي كالاي مورد نظر ) از فروشندگان با اخذ فاكتور خريد صورت مي‎گيرد كه بايستي با درج جمله « با رعايت صرفه و صلاح نهاد و با كمترين نرخ خريداري گرديده » توسط كارپرداز و امضاي وي روي فاكتور باشد .

نصاب اين نوع معاملات تا مبلغ ده ميليون ( 000/000/10 ) ريال است .

2.     معاملات متوسط : در اين نوع معاملات مأمور خريد يا واحد تداركات حسب مورد و با تصويب دبيركل يا مقام مجاز در استان و شهرستان با حفظ صرفه و صلاح نهاد و كمترين بهاي ممكن ( در شرايط مساوي كالاي مورد نظر ) اقدام به خريد مي نمايد . انجام اين نوع معاملات با ارائه حداقل سه برگ پيش فاكتور از سه فروشنده و يا استعلام و با تأييد مقامات ياد شده صورت مي­پذيرد .

نصاب معاملات متوسط از مبلغ ده ميليون ( 000/000/10 ) ريال بيشتر و از يكصد ميليون ( 000/000/100 ) ريال تجاوز نخواهد كرد.

3.    معاملات عمده با تأييد و مسؤوليت دبيركل يا مقام‎هاي مجاز از طرف ايشان به اين صورت انجام مي‎شود كه مأمور خريد با رعايت مفاد بند 2 اين ماده و تشخيص عادلانه بودن بهاي به دست آمده و تصويب كميسيون معاملات ، معامله را با پيشنهاد دهنده اين بهاء انجام خواهد داد .

نصاب معاملات عمده از مبلغ يكصد ميليون ( 000/000/100 ) ريال بيشتر و از مبلغ چهارصد ميليون ( 000/000/400 ) ريال بيشتر نخواهد بود .

در معاملات كلان ، پيشنهاد دبيركل همراه با مدارك و گزارش توجيهي براي بررسي و تعيين نوع مناقصه اعم از عمومي يا محدود بدواً به كميسيون معاملات نهاد ارجاع مي شود و سپس با نظر كميسيون ياد شده براي تصويب نهايي به رئيس هيأت امنا احاله و برابر نظر ايشان عمل خواهد شد.

 نصاب معاملات كلان از مبلغ چهارصد ميليون (000/000/400 ) ريال به بالاست .

تبصره 1- نصاب معاملات مذكور در اين ماده همه‎ساله با پيشنهاد دبيركل و تصويب هيأت امنا معين خواهد شد.

تبصره 2 ـ كليه فاكتورها بايد به امضاي مأمور خريد و رئيس دبيرخانه در استانها و شهرستانها و در مركز ، مسؤول امور اداري برسد .

ماده43 ـ مزايده در معاملات به طريق زير انجام مي شود :

1.    در مورد معاملات جزئي به بيشترين بهاي ممكن و به تشخيص كارپرداز و امضاي وي و درج عبارت : فروش با رعايت صرفه و صلاح و بيشترين بهاي ممكن صورت گرفته است ؛

2.        در مورد معاملات متوسط با گزارش توجيهي معاون امور مالي و اداري و پشتيباني ، تصويب كميسيون معاملات و تأييد دبيركل ؛

3.        معاملات عمده با حراج؛

4.        معاملات كلان با انتشار آگهي مزايده عمومي .

ماده 44 ـ مناقصه يا مزايده عمومي با درج حداقل يك نوبت آگهي در يكي از روزنامه‎‎هاي كثيرالانتشار كشور صورت مي‎پذيرد.

ماده 45 ـ در مواردي كه انجام مناقصه يا مزايده براساس گزارش توجيهي واحد اجرايي مربوطه، به تشخيص هيأتي مركب از : معاون اداري و مالي و پشتيباني ،  خزانه‎داركل و يك نفر كارشناس خبره در رشته مربوط به انتخاب دبيركل ، ميسّر يا به مصلحت نباشد ، مي توان معامله را به طريقي كه هيأت مزبور معين مي كند ، با تأييد رئيس هيأت امنا يا مقام مجاز از طرف ايشان انجام داد .

تبصره 1- اگر مبلغ معاملات موضوع اين ماده بيشتر از پنج ميليارد ( 000/000/000/5 ) ريال باشد ، بايد پس از تصويب هيأت ياد شده ، به تأييد هيأت امنا هم برسد .

تبصـره 2 – جلسات هيأت ترك مناقصه يا مزايده با حضور هر سه نفر رسميت يافته و تصميمات هيأت با رأي موافق دو نفر معتبر و قابل اجراست.

ماده 46 ـ  به منظور بررسي تقاضا‌ها يا پيشنهادهاي رسيده براي انجام مناقصه يا مزايده عمومي يا مناقصه محدود و تشخيص صلاحيت اشخاص واجد شرايط و ساير وظايف محوله ، كميسيون معاملات نهاد مركب از اعضاي مشروحه ذيل تشكيل مي‌شود:

1- دبيركل يا نماينده ايشان (رئيس كميسيون) ؛

2- خزانه‎داركل ؛

3- معاون اداري و مالي و پشتيباني (دبير كميسيون) ؛

4- نماينده واحد درخواست‎كننده (بدون حق رأي) .

ماده 47 ـ تركيب كميسيون معاملات در استانها عبارت است از : 1- رئيس دبيرخانه و خزانه‌دار انجمن ، 2- مسؤول امور اداري و مالي كتابخانه‎هاي استان ، 3- يك كارشناس خبره به انتخاب انجمن اعم از اينكه از اعضاي انجمن باشد يا كارمندان نهاد كتابخانه‌ها و يا ساير دستگاههاي عمومي ( داراي نماينده در انجمن )‌ .

ماده 48 ـ  در معاملات مربوط به اجاره دادن كامل واحد كتابخانه يا فروش يا هر نوع واگذاري حق مالكيت اموال غيرمنقول يا معاوضه و تبديل به احسن نمودن آنها، ضمن رعايت تمام شرايط مقرر در اين آيين‌نامه ، حتماً بايد نوع معامله و ضرورت آن قبل از هر اقدامي به تأييد هيأت امنا برسد. در مورد اجاره يا واگذاري حق انتفاع از بخشي از فضاهاي مازاد بر نياز براي مدت محدود به تشخيص دبيركل عمل شود.

ماده 49 ـ  ميزان پيش پرداخت كه از چهل درصد (40%) مبلغ معامله بيشتر نخواهد شد و سپرده حسن انجام كار و همچنين نوع و ميزان تضميني كه مي‌بايست در قبال پيش پرداخت و يا حسن انجام كار اخذ گردد به تشخيص و مسؤوليت دبيركل يا مقامهاي مجاز از طرف ايشان (بر اساس دستورالعملهاي مصوب دبيركل) خواهد بود .

ماده 50 - كليه اسناد هزينه‌هاي انجام شده بايد متكي به مدارك مشروحه ذيل باشد :

1-  تنظيم قرارداد و يا گرفتن فاكتور حاوي مشخصات كامل و مبين هويت واقعي فردي و صنفي فروشنده از جمله شماره پروانه كسب و فعاليت ، نشاني دقيق، تلفن محل كار، نام و نام ‌خانوادگي فروشنده الزامي است . مگر در موارد اضطراري كه نياز به تأمين كالا از قبل قابل پيش‌بيني نباشد و خريد به اندازه رفع اضطرار صورت گيرد و دولت ، مؤسسات وابسته به دولت ، شهرداريها ، بانكها، نهادها و مؤسسات عمومي در توليد و توزيع آن به نحوي از انحاء مداخله و يا مباشرت نداشته باشند . تشخيص مورد اخير و نيز موارد اضطراري و تعيين ميزان آن به عهده دبيركل يا مقامهاي مجاز از طرف ايشان است .

2-  در مورد خريدهاي داخلي ، فاكتور خريد (با رعايت مفاد بند يك فوق‌الذكر) ، رسيد انبار يا صورت مجلس تحويل كالا.

3-  در مورد خريدهاي خارجي اعلاميه بانك و در موارد جزئي صورتحساب فروشنده ، مدارك ترخيص كالا از گمرك و رسيد انبار يا صورت مجلس تحويل كالا.

4-  در مورد پرداخت حقوق و دستمزد و مزايا و هر نوع پرداخت پرسنلي ديگر ، گواهي انجام كار از طرف مقامات مجاز و امضاي گيرنده وجه يا گواهي بانك داير بر واريز وجه به حساب بانكي ذينفع.

5- مصرف اعتبار هزينه‌هاي خارج از كشور با امضاي دبيركل و خزانه‎داركل به هزينه‌ قطعي منظورخواهد شد .

6- در مورد كارهايي كه به پيمانكار محول مي‌شود قرارداد مربوطه و تأييديه تحويل كالا و يا انجام خدمت موضوع  قرارداد توسط دبيركل يا مقام مجاز از طرف وي.

ماده 51 – تنخواه گردان موضوع ماده« 22 »اين آيين‌نامه بنا به تشخيص دبيركل يا مقامات مجاز از طرف ايشان به اشخاص يا واحدهايي پرداخت مي‌شود كه به نحوي از انحاء مسؤوليت انجام هزينه و تداركات در نهاد كتابخانه‌هاي عمومي را به عهده دارند ، مسؤوليت تسويه به موقع تنخواه گردان فوق‌الاشاره به عهده دريافت‎كننده تنخواه گردان مي‌ باشد.

ماده 52-  گزارش خريد و تحويل كالا و خدمات بر حسب مورد با رعايت موارد مذكور در اين آيين‌نامه توسط مأمور خريد و يا مسؤول واحد تداركات تنظيم و گواهي شده و به وسيله مقامات مذكور در ماده« 35 »اين آيين‌نامه به عنوان صورت مجلس خريد و تحويل كالا و خدمات تأييد و امضا مي‌شود. چنانچه تحويل گيرنده كالا غير از واحد تداركات و يا مأمور خريد باشد بايد صورت مجلس تحويل كالا را امضا نمايد و در مواردي كه كالا از اموال غيرمصرفي و بادوام باشد پس از رفع نياز تحويل واحد جمعداري و اموال گردد.

ماده 53- در كليه موارد، اسناد هزينه با امضاي دبيركل و خزانه‎داركل يا مقامات مجاز از طرف آنان به حساب هزينة قطعي منظور مي‎شود.

ماده 54- ساير مقررات عمومي حاكم بر معاملات ، نكات ضروري براي درج در آگهي‎ها، نحوه برگزاري مناقصه و مزايده و ضوابط اجرايي انعقاد قراردادهاي مربوطه و هر نوع دستورالعمل موردنياز به صورت جداگانه توسط دبيركل تهيه و با تأييد رئيس هيأت امنا ابلاغ خواهد شد.

فصل سوم : نظارت مالي

ماده 55- نظارت مالي از وظايف خزانه‎داركل مي‎باشد و اين وظيفه عيناً در استانها و شهرستانها با خزانه‎داران انجمن‎هاي مراكز استانها خواهد بود.

ماده 56-  در مواردي كه خزانه‌داركل هزينه‌ كردن وجهي را بر خلاف مقررات تشخيص دهد مراتب را با ذكر مستند قانوني مربوط كتباً به مقام صادركننده دستور هزينه و خرج اعلام مي‎كند. مقام صادركننده دستور پس از وصول گزارش خزانه‎دار، چنانچه دستور خود را منطبق با قوانين و مقررات تشخيص داده و مسؤوليت قانوني بودن دستور خود را كتباً با ذكر مستند قانوني به عهده بگيرد و مراتب را به خزانه‎دار اعلام نمايد، خزانه‎دار مكلف است وجه سند هزينه مربوط را پس از ضميمه كردن دستور كتبي ، متضمن قبول مسؤوليت مذكور، پرداخت و مراتب را با ذكر مستندات قانوني مربوطه ( در موارد استاني به دبيركل و در مركز به رئيس هيأت امنا گزارش نمايد ). در صورتي كه مقامات يادشده مراتب تخلف را تأييد كردند موضوع به مراجع ذيصلاح جهت رسيدگي منعكس مي‎گردد.

ماده 57- انتخاب و تدوين سيستم‌هاي مالي مي‌بايست به نحوي صورت گيرد كه دستيابي به نكات و اهداف مشروحه ذيل را امكان پذير و تسهيل نمايد.

1.    حصول اطمينان از اين امر كه تمامي جزييات مربوط به كليه عمليات مالي نهاد كتابخانه ها در چهارچوب مقررات و مصوبات هيأت امنا صورت گرفته و در قالب مدارك مالي به طور كامل و دقيق به مسؤولين مالي گزارش مي‌شود.

2.    طبقه بندي و تفكيك وظايف هر يك از مشاغل مربوط به امور مالي و حسابرسي به نحوي است كه ضمن حفظ ارتباطات لازم ، از تداخل سوء و يا بي‎مورد ، جلوگيري به عمل آيد.

ماده 58- خزانه‌داران تمام واحدهاي استان موظفند صورتهاي مالي مربوط به دوره هاي مالي سالانه موضوع ماده« 5 »آيين نامه را منطبق با سيستم مالي مصوب نهاد كه در اختيارآنها قرار گرفته تهيه ، امضاء و به انجمن استان ارائه نمايند و انجمن استان نيز پس از تهيه حسابهاي تلفيقي حداكثر لغايت خردادماه سال بعد به دبيرخانه ارسال نمايد.

ماده 59- خزانه‌داركل نهاد به منظور حصول اطمينان از صحت عملكرد مالي استان‎ها موظف است مطابق مقررات و مصوبات هيأت امنا نظارت‎هاي لازم را به طور مستمر اعمال نموده و پيگيري‎هاي مقتضي جهت وصول به موقع صورت حساب‎هاي مالي سالانه از انجمن استان‎ها را به عمل آورد.

ماده 60- خزانه‌داركل نهاد موظف است صورت‎هاي مالي سالانه نهاد كتابخانه‌هاي عمومي را با رعايت اين آيين‌نامه و دستورالعمل تلفيق حساب‎ها به نحوي كه در بردارنده ماحصل فعاليت‎هاي مالي نهاد در مركز ، استان‎ها، شركت‎هاي تابعه و مؤسسات وابسته باشد حداكثر لغايت پايان تيرماه هر سال تهيه و به دبيركل ارائه نمايد.

ماده 61- خزانه‎داركل نهاد مكلف است با رعايت قوانين و مقررات و مصوبات هيأت امنا ، نسبت به ايجاد وحدت رويه در مورد اعمال نظارت قبل از خرج اقدام نمايد.

ماده 62- دبيركل پس از وصول صورت‎هاي مالي تلفيقي سالانه نهاد ، صورت‎هاي مالي مزبور را به همراه يك نسخه از گزارش فعاليت‎هاي نهاد، 20 روز قبل از برگزاري جلسه رسيدگي به عملكرد مالي نهاد ، براي اعضاي هيأت امنا و بازرس نهاد ارسال مي‎كند تا جهت بررسي در جلسه هيأت امنا مطرح شود و مورد تصميم‌گيري قرارگيرد.

فصل چهارم : اموال

ماده 63 ـ كليه اموال منقول متعلق به وزارتخانه ها و مؤسسات دولتي كه تا تاريخ 17/12/82 در اختيار نهاد كتابخانه‌هاي عمومي (دبيرخانه هيأت امنا ، انجمن‎ها و كتابخانه‌ها ) قرار داشته ، متعلق به اين نهاد است و هرگونه تغييري در مالكيت و بهره برداري از آنها به هر ترتيبي كه باشد تابع ضوابط و مقررات اين نهاد خواهد بود .

ماده 64 ـ در اجراي ماده 20 آيين نامه اجرايي ، حق استفاده از كليه اموال غيرمنقول متعلق به وزارتخانه‎ها و مؤسسات دولتي كه تا تاريخ 4/9/1383 در اختيار نهاد كتابخانه‌هاي عمومي (دبيرخانه ، انجمن‎ها و كتابخانه‌ها ) قرار گرفته است تا زمان رفع نياز و اعلام آن توسط هيأت امنا كماكان در اختيار اين نهاد خواهد بود .

تبصره : درخصوص آن دسته از اموال غيرمنقولي كه پس از تاريخ مذكور در اين ماده در اختيار نهاد كتابخانه‌هاي عمومي قرار گيرد ، طبق توافق دستگاه ذيربط و دبيركل عمل خواهد شد .

ماده 65 ـ كليه اموال و دارايي‎هاي منقول و غيرمنقولي كه از محل منابع مالي نهاد كتابخانه‌هاي عمومي خريداري شده و يا در اجراي قوانين و مقررات مربوط ايجاد و يا تملك شده يا مي‎شود و يا به هر طريق قانوني ديگر در تملك نهاد قرارگرفته يا بگيرد ولو آنكه به نام انجمن‎ها يا دبيرخانه هيأت امنا و نظاير آن صورت گرفته باشد ، متعلق به نهاد كتابخانه‌هاي عمومي است .

ماده 66 ـ مسؤوليت حفظ و حراست از اموال ياد شده و هر آنچه را كه با سلطه قانوني در تملك نهاد است ، بر عهده دبيركل ، مديران ذيربط در حوزه مأموريت و مسؤوليت آنان و حسب مورد ، مقامات منصوب از طرف آنان است .

ماده 67 ـ ساير ضوابط و مقررات مربوط به اموال نهاد از جمله چگونگي حفظ و نگهداري ، نقل و انتقالات ، نگهداري حساب اموال و روش رسيدگي به حساب و موجودي اموال طبق ضوابطي خواهد بود كه جداگانه به تصويب هيأت امنا خواهد رسيد .

فصل پنجم : بازرس يا بازرسان

ماده 68 ـ هيأت امنا در هر سال يك يا چند بازرس از اشخاص حقيقي يا حقوقي واجد شرايط را انتخاب مي‎كند تا نسبت به تهيه گزارش سالانه و تقديم آن به هيأت امنا اقدام كند.

تبصره : تعيين حق الزحمه بازرس با هيأت امنا است .

ماده 69 ـ وظايف و اختيارات بازرس يا بازرسان منتخب هيأت امنا به قرار زير است :

1.        بازرسي و نظارت بر اجرا و انطباق نحوه اداره امور نهاد با قانون ، آيين نامه، ضوابط و مقررات مصوّب هيأت امنا ؛

2.    رسيدگي به كليه حسابها ، دفاتر ، اوراق و اسناد و مدارك مالي ، درآمدها ، دارايي هاي نقدي و جنسي و اوراق بهادار كه در صورت لزوم با استفاده از خدمات كارشناسان و مؤسسات رسمي حسابرسي مورد تأييد هيأت امنا، انجام خواهد شد ؛

3.        اعلام كتبي تخلفات در اداره امور نهاد و تجاوز از حدود قانون ، آيين نامه‎ها و مقررات به هيأت امنا ؛

4.    بررسي و اظهارنظر در خصوص گزارشهاي دوره اي و سالانه انجمن هاي استانها و دبيرخانه هيأت امنا ، ترازنامه و صورتهاي مالي و تفريغ بودجه سال مالي گذشته و صورت دارايي ها و همچنين درباره صحت مطالب و اطلاعاتي كه در اختيار دبيركل و هيأت امنا قرارداده شده است ؛

5.    تهيه گزارش سالانه راجع به وضع نهاد با توجه به بند فوق و تسليم آن به دبيركل و هيأت امنا . اين گزارش بايد لااقل 10 روز قبل از تشكيل جلسه هيأت امنا براي رسيدگي به صورت‎هاي مالي ساليانه ارائه شود .

ماده 70- اين آيين نامه از تاريخ ابلاغ دبيركل لازم الاجرا خواهد بود.

  مطابقت متن با مصوبه جلسه مورد تأييد است .