Next را اجرا تا به مرحله بعد برويد.

در اين مرحله بايد نحوه جدا شدن فيلدها را مشخص كنيد پيش فرض آن جدا كننده Tab مي باشد.
كادرField Names First Row Contains را براي تعيين فيلدها انتخاب كنيد و گزينه text QuailFier را روي دابل كوتيشن قرار دهيد .
Next را اجرا تا به مرحله بعد برويد.
روي In an Existing Table كليك كنيد و گزينه Customer را از ليست آن انتخاب كنيد.
سپس Next را انتخاب تا به مرحله بعد برويد.

سپس در اين مرحله تاييد اطلاعات وارد شده، انتخاب finish، انتخاب Ok و بررسي اطلاعات اضافه شده به جدول Customer.

استفاده از Clip Board جهت داخل سازي جداول

در اين روش از Clip Board براي داخل سازي داده ها استفاده مي نماييم كه براي اجراي آن از فرمان Copy و سپس Past استفاده مي نماييم. مراحل زير را دنبال تا با نحوه اجراي داخل سازي داده ها آشنا شويد.

1-ابتدا جدول مورد نظر را در نماي طراحي Design View اجرا كرده.

2-سپس تمام فيلدها را انتخاب كرده.

3-از منوي Edit و يا ابزار Copy روي نوار ابزار و يا راست كليك روي محتوي گزينه Copy را انتخاب كنيد.

4-جدول را بسته سپس يك فايل جديد باز كنيد.(مثلا فایل db2 )

5-از روش Design View در اين فايل جديد يك جدول بسازيد سپس به تعداد خانه هاي كپي گرفته در اين جدول جديد انتخاب كنيد.

6-در اين مرحله از گزينه Past براي درج كردن استفاده نماييد ( روشهاي مختلف Past شامل منوي Edit انتخاب Past – ابزار Past از نوار ابزار و يا راست كليك انتخاب Past بدين روش داخل سازي داده ها صورت مي پذيرد).

نكته : براي وارد كردن ركوردها از يك جدول به جدول ديگر در همان فايل يا در فايل جديد نيز به روش وارد كردن فيلد از يك فايل به يك فايل ديگر مراحل اجرا مي شود فقط موارد زير را مد نظر داشته باشيد.

*-جدول را در نماي ورود داده Data Sheet باز كرده سپس يك يا چند ركورد مدنظر را انتخاب كنيد و سپس انتخاب گزينه Copy

*-انتخاب جدول در فايل جاري و يا انتخاب جدول در فايل جديد ديگر سپس باز كردن جدول مورد نظر انتخاب ركورد خالي سپس Past كردن داده ها.

نكته1 : در صورتي كه چند ركورد را انتخاب كنيد Access پيغام مي دهد آيا مي خواهيد اطلاعات در Clip Board ذخيره شود؟ شما گزينه Yes را انتخاب كنيد.

نكته2 : بعد از Past كردن از شما مي پرسد آيا مي خواهيد ركوردها ذخيره و نگهداري شوند؟ شما تاييد كنيد تا داده ها به جدولتان اضافه شود.
شناسايي اصول Exporting از جدول

خروج اطلاعات به ديگر برنامه هاي كاربردي براي خارج كردن جدول از برنامه Access به ساير برنامه هاي تحت Office مثل Word، و Excel از روش Export كردن جداول استفاده مي كنيم نكته قابل توجه اين است كه شي هاي Access - Table, Query,… قابليت ارسال شما به تمام برنامه ها را ندارند كه طي جدولي مشخص مي كنيم شي Table امكان ارسال به چه محيط ها و Query به چه محيط هاي ديگر و ... را دارند. طي مراحل زير يك نمونه از ارسال جدول به برنامه Excel شرح داده شده است.

1-ابتدا جدول مورد نظر را انتخاب كرده از منوي File گزينه Export را انتخاب كنيد.

سپس از پنجره To… "نام جدول" Export Table در قسمت Save as Type آن Microsoft Excel 97-2005 را انتخاب كنيد ( اگر از ورژن پايين تر Excel استفاده مي كنيد گزينه Microsoft Excel 97-2002 را مشاهده مي كنيد كه مي توانيد آنرا انتخاب كنيد ) و سپس نام فايل Excel مدنظرتان را برگزينيد ( مثل Book1 ) سپس گزينه Save Formatted را براي حفظ فرمت برنامه و سپس گزينه Auto Start را براي فعال شدن شروع انتخاب كنيد و در نهايت دكمه Export را فعال كنيد.

سپس فايل Excel مورد نظر را باز كرده و نتيجه را مشاهده كنيد.

خروج اطلاعات از طريق clip Board

در قسمت وارد كردن جدول و اطلاعات از طريق Clip Board، خروج اطلاعات به جداول ديگر از فايلهاي ديگر Data Base از طريق Clip Board و خاصيت Past توضيح داده شد.

خروج اطلاعات به فايلهاي متني

در اين مرحله قصد داريم خروج جدول از برنامه Access را به يك فايل متني بررسي كنيم بنابراين مراحل زير را دنبال كنيد.

1-ابتدا جدول مورد نظر را از فايل برنامه تان انتخاب از منوي File گزينه Export را انتخاب كنيد. 2-پنجره Export Table … ظاهر مي شود در قسمت Text File, Save as Type را انتخاب سپس نام فايل متني مورد نظرتان را برگزينيد گزينه هاي Auto Start, Save Formatted را فعال روي دكمه Export كليك كنيد.

سپس پنجره as "نام جدول" Encode ظاهر مي شود كه براي ارسال فايل متني نوع كدينگ فايل را از شما مي خواهد كه به فايل متني در محيط Windows مي باشد يا Ms- Dos و يا Unicode و يا Unicode - utf- 8 شما انتخاب پيش فرض را برگزيده دكمه Ok را فشار دهيد.
سپس فايل متني مورد نظر را باز كرده و نتيجه را مشاهده نماييد.

وارد كردن اطلاعات از ديگر فايلهاي مختلف

وارد كردن اطلاعات از يك فايل HTML

HTML يك زبان برنامه نويسي Web است HTML مخفف كلمه Hyper Text Markup Language است. HTML از تك هايي براي نمايش يك جدول روي يك صفحه وب اجزاي جدول كه همان سطر و ستون و خانه هاي آن است و ترازبندي متن و غيره استفاده مي كند كه تك هاي آنها را در ميان تك هاي HTML مناسب قرار مي دهند.

وارد كردن اطلاعات از يك فايل HTML به برنامه Access

ابتدا از منوي File گزينه Get External Data را انتخاب و زير گزينه Import را برگزينيد.
2-سپس از پنجره Import از Files Of Type گزينه HTML Document را انتخاب كنيد سپس نام فايل HTML شما ظاهر مي شود آنرا انتخاب كنيد.
نكته : در صورتي شما مي توانيد يك فايل HTML را به برنامه Access وارد كنيد كه با برنامه نويسي HTML آشناي داشته باشيد و يك صفحه با استفاده از اين صفحه بسازيد لازم به ذكر است كه فايل HTML به شكل يك صفحه ذخيره شده از اينترنت مي باشد كه در شکل h1 فايل HTML انتخابي ما نمونه اي از آن مي باشد.

3-در اين مرحله اطلاعات نمايش مي يابد كه با انتخاب گزينه First Row Contains column Headings سطر اول اطلاعات به عنوان فيلد انتخاب و به رنگ خاكستري نمايش مي يابد.

4-در مرحله بعد اسم جدولي كه مي خواهيد اطلاعات HTML به عنوان جدول در آن ذخيره شود را انتخاب كنيد.

5-در مرحله بعد تاييد شما درباره نام جدولي انتخاب براي Import شدن را مي خواهد Finish را انتخاب كنيد.
سپس جدول ( در اينجا جدول مشخصات مي باشد ) كه اطلاعات به آن اضافه شده را باز و نتيجه را مشاهده كنيد .

تذكر مهم : تمامي روشهاي ورود و خروج داده ها به خوبي كار مي كنند اما سريعترين و بهترين روش به اشتراك گذاشتن داده ها با برنامه هاي ديگر استفاده از Past, Copy مي باشد (به عبارتي استفاده از Clip Board )